Eine neue Organisationsform für die SmartIT

Portrait von Daniel Rentsch
Von Daniel Rentsch
Eine neue Organisationsform für die SmartIT
Per 1. April krempeln wir unsere Aufbauorganisation um und passen sie damit der Ablauforganisation an. Welche Vorteile für Sie daraus resultieren erklärt der Projektleiter, Daniel Rentsch im Interview.
Daniel, per 1. April führt die SmartIT eine neue Organisation ein. Welche Umstände haben die SmartIT dazu bewogen die Aufbauorganisation umzukrempeln?
Die SmartIT verfolgt seit einigen Jahren eine gesunde Wachstumsstrategie. Die steigende Anzahl Kunden aber auch Mitarbeitende führen folglich zu einem Anstieg der Anforderungen ans Unternehmen. Wir haben unser Managed Service Angebot massiv ausgebaut und die Bereitstellung von Services aus der Public Cloud zusammen mit Microsoft, als Antwort auf die wachsende Nachfrage, vorangetrieben. In Zusammenhang mit der ISO 20‘000 Zertifizierung vor zwei Jahren, haben wir unsere Ablauforganisation überarbeitet, wir haben ein professionelles Servicemanagement eingerichtet, die entsprechenden Tools evaluiert und eingeführt. Die Aufbauorganisation ist während all diesen Entwicklungen auf der Strecke geblieben. Eine Optimierung hat sich also aufgedrängt. Schlussendlich haben interne personelle Veränderungen dem Vorhaben den idealen Zeitpunkt verliehen und wir sind die Anpassung der Organisation an die neuen Prozesse letztes Jahr angegangen.

Welche Ziele wurden verfolgt?
Am Ende des Tages verfolgen wir ein übergeordnetes Ziel: eine hohe Kundenzufriedenheit! Im Idealfall eine Weiterempfehlung. Der IT Markt wird immer schnelllebiger. Releasezyklen werden kürzer, die Nachfrage und damit auch die Ansprüche unserer Kunden verändern sich. Um dem gerecht zu werden, müssen wir intern entsprechend aufgestellt sein. Die Organisation muss agile Vorgehensweisen ermöglichen, uns dabei unterstützen Durchlaufzeiten zu verkürzen, Abläufe effizienter zu gestalten. Wir wollen unseren Kunden klare Verantwortlichkeiten und einheitliche Ansprechpartner kommunizieren. Im Dienstleistungssektor steht und fällt die Kundenzufriedenheit mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die diese Dienstleistung erbringen. Die neue Organisation soll unseren IT-Fachleuten eine Fokussierung ermöglichen. Sie soll die Zusammenarbeit innerhalb der Teams aber auch teamübergreifend fördern. Leute mit gleichem Fokus sollen zusammenarbeiten und gegenseitig durch einen konstruktiven Austausch zu Höchstleistungen motivieren und weiterbringen.

Wie ist man diese Aufgabe angegangen?
In einem ersten Schritt haben wir eine Arbeitsgruppe gebildet, die verschiedene Varianten einer neuen Aufbauorganisation erarbeitet hat. Diese haben wir dann in sogenannten Walk-In’s allen interessierten Mitarbeitenden vorgestellt und unterschiedlichstes, wertvolles Feedback von den Betroffenen abgeholt. Das Feedback führt zum Verschwinden der einen und zur Überarbeitung der anderen Varianten. Zum Schluss haben wir in einem Workshop die Meinung eines externen Beraters abgeholt. Er hat unsere finale Variante auf Herz und Nieren geprüft, nochmals wertvolle Optimierungsmöglichkeiten eingebracht, die dann schlussendlich zur finalen Version geführt haben.


Und wie sieht sie denn aus – die neue Organisation?

/uploads/news/SmartIT-Oragnisation-29042020.png

Im Zentrum steht der Mehrwert von unseren Services für unsere Kunden. Dieser ist neu in fünf sogenannten Value Streams organisiert, welche sich je auf ein Lösungsangebot fokussieren. Es resultieren folgende Value Streams: Workplace, Collaboration, Azure, Datacenter und OnPrem. In jedem Stream kümmert sich ein Team um die Projekte, den Betrieb aber auch um die Weiterentwicklung und die Security der Services, die dem Value Stream zugeordnet sind. Die Streams werden in zwei Business Units «Cloud Platform» und «SmartWorkplace» zusammengefasst und von den sogenannten Shared Services unterstützt. Die Shared Services enthalten unseren Servicedesk, das Servicemanagement, Sales, Marketing, People + Culture wie wir unsere Personalabteilung neu nennen und die Finanzen.

Welcher Nutzen resultiert daraus für den Kunden?
Der Endanwender kann seine Anfragen schnell und unkompliziert platzieren. Wir können sie effizient und effektiv bearbeiten und ihm so rasch eine Lösung bieten. Klare Verantwortlichkeiten und Ansprechpersonen sorgen für einen reibungslosen, stabilen, sicheren und kosteneffizienten IT-Betrieb. Durch die Fokussierung unserer Mitarbeitenden profitieren Sie noch stärker von spezifischem Know-How.

Ich selbst bin überzeugt, dass wir mit der neuen Organisation den heutigen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden und Ihnen noch einen besseren Service anbieten können.