Jede arbeitnehmende Person kennt ihn: den Abwesenheitsprozess. Er wird durchlaufen, sobald man in die Ferien will oder sich krankmelden muss. In grösseren Unternehmungen ist er toolgestützt und automatisiert, in kleineren dagegen läuft er oftmals manuell ab. Seit ihrer Gründung ist die SmartIT stetig gewachsen, wodurch vor ein paar Jahren auch der Abwesenheitsprozess mittels Microsoft PowerAutomate digitalisiert und automatisiert wurde.
Samira Spring arbeitet im Bereich Human Resources HR bei der SmartIT. Diese Abteilung war im Projekt nicht nur federführend, sondern auch Initiatorin. Samira kann sich noch an die Situation vor der Automatisierung erinnern. «Weder wir im People+Culture, noch die Führungskräfte hatten eine sinnvolle Übersicht über alle die Abwesenheitsanträge.», erinnert sich Samira zurück. Die Meldungen kamen damals über die unterschiedlichsten Kanäle rein. Sei es via E-Mail, Teams Chat-Nachrichten oder gar via WhatsApp. Die fehlende Struktur machte die Bearbeitung für alle Beteiligten sehr fehleranfällig.
Weder ein Tool, noch Prozesse
Das fehlende Tool ist nur eine Seite der Medaille. Vor der Umsetzung gab es nämlich auch kein standardisierter Prozess über alle Teams hinweg. Jede Führungskraft hatte ihre eigenen Praktiken. Die einen führten Excel-Listen, andere nutzen lediglich die E-Mail-Verkehre mit ihren Mitarbeitenden in Outlook. «In meiner Rolle als HR-Verantwortliche kontrolliere ich monatlich die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, um die korrekten Löhne ausbezahlen zu können. Dazu gehört auch, dass ich über Absenzen wie beispielsweise Ferien, Militärdienste oder unbezahlte Urlaube Buch führe.», so Samira. Bevor die PowerAutomate-Lösung implementiert wurde, fehlten Samira hierzu oft schlicht die Informationen. Es folgte mühsames und zeitintensives manuelles Zusammentragen sowie vereinheitlichen von Informationen von mehreren Führungskräften. «Die manuelle Kontrolle der Abwesenheiten Ende jedes Monats kostete mich vor der Einführung von der PowerAutomate-Lösung jedes Mal etwa einen Tag.», erinnert sich Samira zurück.
«Vor der Digitalisierung benötigte ich monatlich etwa einen Arbeitstag, um das Absenzen von rund 50 Mitarbeitenden zu kontrollieren. Heute brauche ich für ca. 85 Mitarbeitende noch knappe 2 Stunden.»
Samira Spring, People + Culture bei der SmartIT Services AG
Daten effizient und übersichtlich verfügbar
Die Arbeit des Absenzen-Controllings ist mit der Einführung der Lösung auf PowerAutomate nicht weg. Samira Spring macht dasselbe auch heute noch. Sie braucht dazu allerdings noch knapp 15 Prozent der Zeit – zwei Stunden schätzt sie. Und das sogar für heute deutlich mehr Mitarbeitende. «Ausschlaggebend ist, dass alle Daten, die ich für das Controlling brauche, bereits vorliegen. Ich muss keiner einzigen Führungskraft mehr eine Nachricht schreiben und auf Antworten warten, bevor ich die Aufgabe erledigen kann.», schwärmt Samira über die Zeitersparnis.
Der digitalisierte Abwesenheitsprozess von SmartIT
Der Abwesenheitsprozess wurde ausschliesslich mithilfe der Power Platform umgesetzt. Die Eingabe der geplanten Abwesenheit erfolgt in der bereitgestellten Power App. Power Automate übernimmt anschliessend die automatische Zuweisung des Antrages an die vorgesetzte Person gemäss der in Microsoft 365 hinterlegten Organisationsstruktur. Alternativ könnte auch eine externe Organisationsstruktur als Grundlage für die Genehmigung des Antrags hinterlegt werden. Die Freigabe erfolgt anschliessend direkt in der Anwendung für die Genehmigungsprozesses. Wird der Antrag bewilligt, trägt Power Automate die Abwesenheit direkt im Kalender der Gesuchstellerin/des Gesuchstellers ein.
Alle Vorteile auf einen Blick
Die Digitalisierung des Abwesenheitsprozesses hat zahlreiche Vorteile mit sich gebracht, die sowohl die Effizienz als auch die Professionalität der Verwaltung von Abwesenheiten optimiert haben:
- Zeitersparnis: Der Abgleich der Abwesenheiten, der früher mehrere Tage in Anspruch nahm, dauert nun nur noch etwa zwei Stunden. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis und ermöglicht es dem HR-Team, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
- Bessere Übersicht: Alle Beteiligten, einschliesslich die Mitarbeitenden, Führungskräfte und des HR-Team, haben eine klare und zentrale Übersicht über alle Abwesenheiten. Dies erleichtert die Koordination erheblich und sorgt für Transparenz.
- Datenschutz: Die Nutzung eines zentralen Tools gewährleistet einen besseren Datenschutz im Vergleich zur vorherigen E-Mail-Kommunikation. Sensible Informationen werden sicherer und strukturierter verarbeitet.
- Fehlerreduktion: Die Fehleranfälligkeit wurde deutlich reduziert, was zu einer professionelleren Handhabung der Abwesenheiten führt. Keine vergessenen Lohnkürzungen wegen unbezahlten Ferien oder Militäreinsätzen mehr – alles wird automatisch und korrekt erfasst.
- Integration: Die digitale Lösung ist nahtlos in die Micorosft 365 Umgebung integriert, in der die Mitarbeitenden der SmartIT sowieso jeden Tag arbeiten. Wenn sie eine neue Abwesenheit beantragen wollen, können sie das direkt in Microsoft Teams tun.
Positive Rückmeldungen der Mitarbeitenden
In der Maske des Abwesenheitsantrags können Mitarbeitenden via Drop-Down wählen, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt, die Zeitdauer in einem Kalender anwählen und einen Kommentar für die vorgesetzte Person hinterlassen. Weiter kann die Stellvertretung direkt notiert und mittels Checkbox bestätigt werden, dass eine Abwesenheit mit Kundenterminen vereinbar ist. Sobald die Anfrage gespeichert wird, erhält die zuständige Führungskraft automatisiert und proaktiv in Teams sowie Outlook eine Benachrichtigung, dass ein neuer Antrag eingegangen ist. Die Führungskraft wiederum kann direkt im Tool drin via Button den Antrag akzeptieren oder ablehnen und auch hier eine Bemerkung hinterlassen. Im Falle von Ferien wird der beantragenden Person direkt einen Outlook-Kalender-Eintrag für die genannten Daten gebucht. «Insbesondere diese Automation aber auch die Einfachheit des Vorgehens wird von Mitarbeitenden immer wieder als positiv hervorgehoben.», bekommt Samira im People+Culture mit. Gerade weil das Vorgehen sehr einfach und standardisiert ist und das Tool direkt in der Teams-App integriert ist, sind für neu eintretende Mitarbeitende nebst schriftlichen Anleitungen keine Schulungen notwendig. «Im People + Culture erhalten wir zum Tool selten bis nie Rückfragen von Mitarbeitenden.», so Samira Spring. Sie selber begrüsst insbesondere die Übersicht über alle Mitarbeitenden der Unternehmung gesammelt in einem einzigen Tool sowie die unterschiedlichsten Filtermöglichkeiten, die ihr rasche und einfache Einsichten liefern.
Ein Blick in die Zukunft
Derzeit bestehen keine konkreten Pläne zu weiteren Digitalisierungsvorhaben. Dennoch wurde der Bedarf an einem automatisierten Zugriffs- und Berechtigungsprozess erkannt und adressiert. Dies würde die Verwaltung der Zugriffsrechte bei neuen Mitarbeitenden und im Falle von Mutationen erleichtern, die Effizienz weiter steigern und Risiken minimieren.
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