Verträge digital signieren mit AdobeSign

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Von Janic Jossi

Was bringt Ihnen ein moderner Arbeitsplatz für ortsunabhängiges Arbeiten, wenn Sie dennoch fürs Signieren von Verträgen ans Büro gefesselt sind? Eben. Die SmartIT katapultiert ihren Prozess für Vertragsunterzeichnungen mit der Lösung von «AdobeSign» ins digitale Zeitalter.

Es ist ein altbekannter Medienbruch: Inhaltlich können Verträge problemlos digital und virtuell ausgehandelt und aufgesetzt werden. Sobald die Dokumente unterschrieben werden müssen, tritt aber ein oftmals langwieriger Prozess in Gang. SmartIT führt nun im eigenen Unternehmen die Lösung «AdobeSign» ein, um die unterschiedlichsten Verträge digital und rechtsgültig zu visieren. Davon profitieren das Sales Team und die Personalabteilung (People + Culture) und im Endeffekt auch die Kundinnen und Kunden.

Kristina Kleflin arbeitet im Sales Support, hat täglich mit den Verträgen von Kunden zu tun und ist vom neuen Prozess mehr als angetan: «AdobeSign ist sehr intuitiv in der Bedienung und gerade jetzt, wo nicht alle Personen immer im Büro sind, profitieren unsere Kunden von einer viel schnelleren Durchlaufzeit bei der Vertragsunterzeichnung.»

Zeit ist Geld – und diese Zeit wird eingespart

Neben der Möglichkeit zum ortsunabhängigen Unterzeichnen von Verträgen und dem massiven Zeitgewinn, hat die Lösung von Adobe aber noch andere Vorteile:

  • Die Unterzeichnung von Dokumenten ist sicher und bietet durch verschiedene Authentifizierungsmethoden der Unterzeichnenden Person auch eine grosse Flexibilität
  • Verträge müssen nicht länger ausgedruckt, unterzeichnet und wieder eingescannt werden. Der ganze Prozess läuft digital, was Bäume und die Umwelt schont.
  • Adobe bietet ein Sicherheitsnetz für die Vertragsdokumente durch die automatische Archivierung direkt in AdobeSign und der zugehörigen Document Cloud.
  • Durch Active Directory und Single Sign On ist eine bequeme und nahtlose Einbindung in die Unternehmensprozesse möglich.

Wie behält man im digitalen Raum den Überblick über die Vertragsdokumente?

Klar, eine physische Unterschriftenmappe scheint bequem und die Argumentation ist stichhaltig: So ist alles an einem Ort. In Sachen Komfort und Übersicht muss sich aber auch AdobeSign nicht verstecken. Die Nutzerinnen und Nutzer können Dokumente aus erstellten Vorlagen oder individuelle Vertragsdokumente mit AdobeSign verarbeiten. Anschliessend werden die Dokumente via Workflow eine E-Mail-Aufforderung an die definierten Personen zur Unterzeichnung gesendet. Die aufgeforderten Personen haben anschliessend die Möglichkeit durch die Aufforderungs-E-Mail das Vertragsdokument mit einer E-Signatur zu unterzeichnen. Durch detaillierte Prüfprotokolle und dank verschiedenster Authentifizierungsmethoden ist die getätigte Unterzeichnung rechtsgültig und jederzeit nachvollziehbar. Nach abgeschlossener Unterzeichnung erhält der Absender automatisch das visierte Dokument zur Archivierung in AdobeSign.

Wie können Kundinnen und Kunden von SmartIT davon profitieren?

Aktuell prüfen wir das Tool intern auf Herz und Nieren, indem wir es täglich einsetzen, Know-how aufbauen und Kinderkrankheiten ausmerzen. Davon profitieren neue Kundinnen und Kunden indirekt, da unsere Durchlaufzeit verkürzt wird. Sobald diese Testphase durch ist, wollen wir AdobeSign natürlich auch in unsere Leistungspalette aufnehmen und Ihnen zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Adobe Sign noch besser kennenlernen möchten, finden Sie auf unserer Detailseite anhand von Screenshots eine Schritt für Schritt Anleitung der digitalen Unterschrift.

Haben Sie noch offene Fragen zur Lösung von «AdobeSign»? Wir beantworten Ihre Fragen gerne und unverbindlich.