Ferien, krankheitsbedingte Ausfälle oder ein Umzug - es gibt sie in jeder Unternehmung: Abwesenheiten. Im Prozess sind diverse Stellen involviert. Die oder der ausfallende Mitarbeitende, deren oder dessen vorgesetzte Person sowie die Personalabteilung.
Durch die Implementierung eines automatisierten Prozess können wiederkehrende Aufgaben fehlerfrei und effizienter erledigt werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Zudem wird die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Prozesses erhöht, was die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessert.
Die Vorteile eines automatisierten Abwesenheitsprozess
Optimierte Prozesse führen zu (zeit-)effizienteren Abläufen
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren und freie Zeit für Wesentlicheres einsetzen
Fehler von manuellen Arbeiten reduzieren
Transparenz im gesamten Prozess für alle Beteiligten
Erhöhte Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Führungskräften
Automatisieren mit Microsoft Power Automate
Der Abwesenheitsprozess ist nicht alles! Mit Microsoft Power Automate können viele weitere Prozesse im Geschäftsalltag automatisiert werden. Durch den Ansatz von Low Code und in Kombination mit künstlicher Intelligenz mittels Microsoft 365 Copilot kann das unter Umständen sogar von Fachkräften in der Linie ohne den Einbezug von Profis in der Softwareentwicklung übernommen werden. Um Ihnen den Einstieg in die Welt der Automatisierung so einfach wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, Erfahrungen anhand eines einfachen Beispiels sammeln zu können. Die SmartIT bietet Ihnen einen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Abwesenheitsprozess als Power Automate Standard-Workflow an.
Seitdem der Abwesenheitsprozess bei der SmartIT mit Power Automate automatisiert ist, gehen Ferienmeldungen an die P+C Abteilung nie mehr vergessen. Das erspart mir zeitaufwändiges Nachfragen bei Teamleitenden.
Samira Spring
People + Culture
Sie möchten Ihren Abwesenheitsprozess optimieren und automatisieren lassen?
1
Workshop
Anlässlich eines Workshops klären wir die genauen Anforderungen, legen die Termine fest, lernen Ihre Umgebung kennen, klären die Voraussetzungen, insbesondere hinsichtlich allfälliger Lizenzen, prüfen die Sicherheitsaspekte und Qualität der EntraID-Umgebung sowie weitere relevante Informationen.
2
Betriebsumgebung
Wir bauen für Sie die Betriebsumgebung auf, richten die SharePoint-Umgebung ein, setzen die notwendigen Berechtigungen, ordnen die Lizenzen bei Bedarf den Endanwender:innen zu.
3
Entwicklung
Wir setzen den Flow passend auf Ihre Anforderungen um und binden die notwendigen Umsysteme (M365) ein.
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Abschluss
Wir testen die Lösung und schulen Ihre Mitarbeitenden in der korrekten Anwendung des frisch eingeführten, automatisierten Abwesenheitsprozess.
Interesse geweckt? Noch offene Fragen zum automatisierten Standard-Abwesenheitsprozess?
Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, um den automatisierten Standard-Abwesenheitsprozess einführen zu können?
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um vom automatisierten Standard-Abwesenheitsprozess profitieren zu können.
SharePoint online muss bei Ihnen im Unternehmen eingerichtet sein und für die Datenablage genutzt werden
EntraID muss gepflegt und das Organigramm (Manager) aufgebaut wie auch aktuell gehalten sein
Ausreichende Anzahl Lizenzen müssen bei Ihnen im Unternehmen vorhanden sein, insbesondere wenn Premium Connectors zum Einsatz kommen sollten
Im Idealfall wird die Connection über einen separat zu lizenzierenden Service Principal konfiguriert
Die SmartIT benötigt eine:n voll lizenzierte:n Benutzer:in für die Erstellung und Pflege des Flows
Wie sieht der Abwesenheitsprozess für Ihre Mitarbeitenden aus?
In einem SharePoint-Formular werden die notwendigen Angaben wie Grund der Abwesenheit, Datum sowie weitere Kommentare erfasst.
Sobald das Formular abgeschickt wird, startet der automatisierte Prozess. Zuerst wird aus dem Account der angemeldeten Person das Attribut «Manager» ausgelesen.
An den Account dieses Managers wird ein sogenanntes «Approval» gesendet. Darin sind die erfassten Informationen enthalten. Die Person, die dem Manager-Account zugeordnet ist, erhält eine Mail mit der Anfrage.
Die Managerin resp. der Manager bewilligt oder lehnt den Antrag ab, allenfalls unter Bekanntgabe einer Begründung.
Die beantragende Person wird per Mail automatisch und umgehend informiert, sobald dies geschehen ist.
Wurde der Antrag bewilligt, wird im Kalender der beantragenden Person die Abwesenheit automatisch eingetragen.
Alle Anträge werden in SharePoint gespeichert, sind jedoch nur für die beantragende Person sowie die Managerin resp. den Manager einsehbar.
