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Starkes Team dank zentralem Dokumentenmanagement

Mittwoch, 19. Juni 2019 - Sara Fuchser

Starkes Team dank zentralem Dokumentenmanagement

Kennen Sie die Situation? Damit Sie nicht mehr daran denken müssen, wollen Sie eine wichtige Ergänzung rasch direkt im Dokument erfassen. Kurze Sache. Schnell das File öffnen, die Ergänzung niederschreiben, speichern, fertig. Aber nein, das Dokument ist schreibgeschützt. Durch Ihre Kollegin, die soeben zu einem vierstündigen Termin aufgebrochen ist. In solchen Fällen schafft eine zentrale Datenablage Abhilfe.
Immerhin konnten wir uns bereits von lokal gespeicherten Dateien lösen, die wir unseren Teamkollegen per E-Mail zusenden mussten, wenn wir deren Meinung dazu wollten. Heute liegen Dokumente auf einem Fileserver, worauf alle Berechtigten innerhalb einer Organisation Zugriff haben. Aber auch da ist noch massives Optimierungspotential vorhanden. Moderne Arbeitsformen fordern ortsunabhängigen Zugriff, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Transparenz und intuitive Bedienung. Mit verschiedenen Office365 Anwendungen wird Microsoft dieser Anforderung gerecht.

Sharepoint und OneDrive
Sharepoint ist vereinfacht gesagt eine intelligente Informationsverwaltung. Dort werden nicht nur Dokumente abgelegt (analog einem Fileserver), sondern auch Informationen in sogenannten Listen geführt, welche innerhalb einer Unternehmung von der Mehrheit genutzt oder bearbeitet werden können. Der grosse Vorteil gegenüber einem Fileserver: Es können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und über sogenannte BLOG`s Informationen hinterlassen. Weiter sind die gesamten oben erwähnten Anforderungen wie beispielsweise der orts- und geräteunabhängige Zugriff sichergestellt. Da Sie mit Office365 die Lizenzen für sämtliche Office-Anwendungen nicht an ein Gerät gekoppelt erwerben, können Sie die Dokumente sogar auf einem Gerät öffnen, auf dem die Applikationen nicht lokal installiert sind.

OneDrive ist ebenfalls eine Online-Dateiablageplattform, wird im Unterschied zu Sharepoint jedoch meist von Einzelpersonen für deren persönliche Dokumente genutzt. Eng zusammenarbeitende Teams können sich rudimentär einzelne Dokumente von ihrem OneDrive freigeben und so teilen. Das heisst, auch hier ist keine E-Mail notwendig um die Meinung einer Kollegin zu einem Dokument abholen zu können. Funktionen wie beispielsweise das Versionieren von Dokumenten machen die Zusammenarbeit besonders einfach und übersichtlich. Aber da geht noch mehr!
Microsoft Teams - Die App für ortsunabhängige Zusammenarbeit
Mit Teams liefert Microsoft eine Office365 App, die ortsunabhängige Zusammenarbeit in einem digitalen Rahmen optimal unterstützt und viele praktische Funktionen, SmartIT berichtete bereits darüber, mitbringt. Zum einen ist es eine Art digitales Teammeeting, das orts- und zeitunabhängig stattfindet. Schreibt jemand in der Registerkarte «Unterhaltung» eine Nachricht, kann diese von allen Teammitgliedern gelesen, beantwortet und somit im Team diskutiert werden. Wir im Marketing stellen mithilfe dieser Funktion zum Beispiel den Informationsaustausch sicher. So können wir Meinungen anderer einholen und sind jederzeit im Bild, an was die andere Person gerade arbeitet - auch wenn sie nicht neben mir im Büro sitzt.

Damit die im Team benötigten Dokumente in Griffnähe sind, kann in der App eine Dokumentenablage erstellt und strukturiert werden (sehen Sie Registerkarte zwei). Im Hintergrund befindet sich diese Ablage auf Sharepoint online, weshalb alle zuvor erwähnten Vorteile wie beispielsweise das gemeinsame, gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten auch hier gelten. Mit der App Planer können Aufgaben koordiniert, Teammitgliedern zugewiesen, terminiert und kommentiert werden. So kann uns zum Beispiel unser Marketingleiter einen Auftrag erteilen und hat zu jeder Zeit den Überblick, wer den Auftrag bereits erfüllt hat und wer noch nicht. Selbstverständlich kann er sich Benachrichtigungen erfassen. So erhält er zum Beispiel eine E-Mail, sobald alle Teammitglieder den Auftrag als erledigt markiert haben. Ich kann mich benachrichtigen lassen, wenn jemand ein Dokument verändert oder gelöscht hat, wenn jemand eine neue Registerkarte erstellt hat oder in einem Kommentar erwähnt wurde. Nebst den nun erwähnten Apps können sämtliche Office365 Anwendungen als Registerkarte in Teams integriert werden. So zum Beispiel auch OneNote, worin wir unsere Meetings Notizen zusammentragen. Jedes Team kann sich sein eigenes, auf sich zugeschnittenes Teams kreieren. Nur so kann ein derart zentrales Hilfsmittel in der Teamarbeit auch wirklich unterstützen, effizienter und zielorientierter zu werden. Weitere Informationen für den Umgang mit Teams finden sie in unserem Blogbeitrag «Nützliche Tipps für Microsoft Teams».

Oder lassen Sie sich an einem oder mehreren Events unserer Microsoft und Office 365 Eventreihe inspirieren. Eine Übersicht über die Inhalte finden sie auf der Eventseite, auf welcher Sie sich direkt anmelden können.


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