Moderner, digitaler Arbeitsplatz als Managed Service - eine Erfolgsgeschichte

Im Jahr 2019 hat die SmartIT den SmartWorkplace lanciert. Beim Angebot handelt es sich um einen professionell verwalteten, digitalen Arbeitsplatz. Die SmartIT rückte dadurch als klassische IT-Infrastrukturanbieterin näher an die Endanwender:innen. Seither sind über fünf Jahre vergangen und das Unternehmen verwaltet unterdessen 4‘500 Workplaces. Hier erfahren Sie vom Gründervater persönlich, welcher Nutzen aus dieser hohen Stückzahl für Sie als Kundin oder Kunde resultiert.

Daniel, du bist bei der SmartIT für den Bereich Modern Work verantwortlich. Im Winter 2018/ 19 wurde das Workplace-Angebot der SmartIT unter dem Namen SmartWorkplace offiziell gelaunched. Kannst du erläutern, was damals die Intentionen der Angebotsentwicklung war?

Im 2018 wurde auf dem Markt die Nachfrage nach einem modernen, digitalen Arbeitsplatz als Managed Service lauter. Diesem Bedürfnis wollten wir mit unserem SmartWorkplace zu einem Fixpreis pro Gerät und Monat begegnen. Zum Gesamterlebnis «Moderner, digitaler Arbeitsplatz» gehört nebst einem hippen Gerät aber noch viel mehr.

Deswegen haben wir Supportprozesse einheitlich definiert, Verantwortlichkeiten geklärt oder ein Change Management implementiert. Applikationen sollten zentral und cloud-integriert bereitgestellt werden und Daten jederzeit sicher sein. Die Weiterentwicklung des SmartWorkplaces ist ein fortlaufender Prozess. Unser Anspruch ist es, unseren Kundinnen und Kunden stets eine zeitgemässe Zusammenarbeit zu ermöglichen und gleichzeitig eine maximal hohe Datensicherheit und eine 24/7-Überwachung von Systemen sicherzustellen.

Unterdessen verwaltet die SmartIT 4‘500 Workplaces in Schweizer KMU. Wie kam es dazu?

Ein grosser Aufschwung hat der Thematik die Corona-Pandemie verliehen. Plötzlich mussten Mitarbeitende von überall her arbeiten und auf Daten sowie Systeme zugreifen können. Damit sind die Anforderungen an die ortsunabhängige IT-Sicherheit gewachsen, was für eine professionelle Verwaltung von Systemen aber auch durchdachten Datenstrukturen spricht. Wir haben uns im 2018 die Verwaltung von 5‘000 Workplaces zum Ziel gesetzt. Es ging aber nie um die reinen Stückzahlen. Viel eher wollen wir in der Qualität und Funktionen des digitalen Arbeitsplatzes wachsen. Aus diesem Grund haben wir per 2025 das Servicedesign des SmartWorkplaces in einen modularen Aufbau überführt. Das ermöglicht uns, individuell auf Bedürfnisse und Anforderungen einzugehen und das Erlebnis eines digitalen Arbeitsplatz ganzheitlich zu gestalten.

Die 5‘000 Workplaces sind zum Greifen nah. Was macht das mit dir persönlich, Daniel?

Ich bin sehr stolz auf die Kontinuität im Wachstum über die vergangenen Jahre. Besonders freut mich das grosse Vertrauen, das uns Kundinnen und Kunden mit der Auslagerung ihres Workplace-Managements gegenüberbringen. Das ist für mich ein Beweis dafür, dass der Workplace im Managed Service Modell sicherer, effizienter und auch kostengünstiger ist, als wenn sich ein KMU inhouse darum kümmert.

Du hast es schon angesprochen, jetzt nochmals gesammelt: Was sind die Mehrwerte aus einem von SmartIT verwalteten Workplace und der Tatsache, dass unterdessen die Erfahrung von 4‘500 Stück in das Angebot einfliessen?

• Moderne, ortsunabhängige Arbeitsformen werden realisierbar. Ihre Mitarbeitenden erhalten direkte Ansprechpersonen im Störungsfall oder bei IT-Fragen.

• Kundennähe: Sie möchten diesen IT-Support an Ihrem Bürostandort vor Ort? Kein Problem! Wir fokussieren uns auf Anforderungen von Schweizer KMU.

• Jederzeit up to date, state of the art und vor allem sicher! Wir kümmern uns um ein kompromissloses Update-Management, evaluieren moderne, digitale Hilfsmittel und stellen die Daten- sowie Systemsicherheit sicher.

• Breites Skillset: Gebündelte Expertise von unterschiedlichsten IT-Spezialistinnen und -Spezialisten, u.a. mit verschiedenen Microsoft Zertifizierungen.

• Individuelle Anforderungen im Zentrum: Wählen Sie die zu Ihren Bedürfnissen passenden Module flexibel aus und kreieren Sie so Ihren spezifischen Workplace. Bezahlen Sie nur, was Sie auch effektiv nutzen.

• Attraktives Preis-Leistungsverhältnis: Skaleneffekte durch hohe Stückzahlen, die im KMU intern nicht möglich wären.

• Zentrale Übersicht über gebuchte Module, offene Tickets oder anstehende Rechnungen im Serviceportal.

• Marktkenntnisse: Feedback von bestehenden SmartWorkplace-Kundinnen und -Kunden fliessen in Angebotsentwicklung zurück.

• ISO 20‘000 und 27‘000 zertifiziert: Der SmartWorkplace und die zugrundeliegenden Prozesse werden von einer unabhängigen Stelle auf ihre Einhaltung geprüft. Das ist ein Gütesiegel und ein Versprechen an Sie!

Welche Bedingungen sind bei dir im Team notwendig, um eine solche Anzahl stemmen zu können?

Diese nachfolgenden Investition waren nicht nur notwendig, um die 4‘500 Stück verwalten zu können, sondern auch um gleichzeitig die Qualität hochzuhalten und weiter auszubauen.

Seit 2018 ist viel passiert. Das SmartWorkplace-Angebot passt sich laufend den ändernden Marktbedürfnissen und technologischen Entwicklungen an. Was sind deiner Meinung nach die aktuell grössten Herausforderungen, die es mit dem SmartWorkplace zu adressieren gilt?

Aus meiner Sicht sind das zwei Punkte: Einerseits stellt klar die aktuelle Cyberbedrohungslage eine zentrale Herausforderung dar. Hier gilt es zusammen mit der Kundin oder dem Kunden klare Verantwortlichkeiten und Massnahmen zu definieren. Die zweite Herausforderung sehe ich in der Entwicklung einer digitalen Reife von Kundinnen und Kunden hin zu modernen und zukunftsfähigen, digitalen Arbeitsformen. Dabei bildet der SmartWorkplace das Fundament für Digitalisierungen von Abläufen, Entscheidungen oder ganzen Geschäftsmodellen.

Aktuell beschäftigen wir uns in dem Zusammengang sehr stark mit der Integration von KI-Funktionalitäten in Business Use Cases. Viel mehr noch als heute schon, wird künftig der Mensch im Zentrum von technologischen Entwicklungen stehen.