Schon bevor Nadja Berger vor über 10 Jahren zur SmartIT gestossen ist, hat sie sich in einigen Unternehmen mit dem Finanzbereich auseinandergesetzt. Seit Juli 2025 hat sie zum zweiten Mal in ihrer Karriere einen Sitz in der Geschäftsleitung und kennt dadurch auch die Sicht des Managements. Aus dieser langjährigen Erfahrung gibt sie in diesem Blogbeitrag ihr Know-How für Personen weiter, die gerade jetzt IT-Vorhaben für nächstes Jahr budgetieren sollen.
Die zentrale Frage hinsichtlich Budgetierung ist, was im Unternehmen für eine Kultur vorherrscht respektive wie der Budgetprozess aussieht. «Grundsätzlich gibt es gesamtunternehmerisch betrachtet zwei unterschiedliche Vorgehen. Entweder entsteht das Budget top-down oder bottom-up.», erläutert Nadja Berger eingangs.
Top-down oder bottom-up? Jeder Ansatz hat seine Sonnen- und Schattenseiten
Bei ersterem wird von der Geschäftsleitung ein Ertragsziel und ein angestrebter Gewinn vorgegeben, die es bei der Budgetierung der Erträge und Aufwände zu beachten gilt. Die Nachteile dieses Vorgehens sind, dass inhaltliche Gegebenheiten sowie die Ressourcensituation an der Basis weniger Beachtung erhalten und das Budget von der Breite des Unternehmens deswegen häufig nicht getragen wird. Es kann eine Kluft zwischen dem Management und den operativ ausführenden Abteilungen geben, was zu Frust führen kann. «Das ist in meinen Augen ein entscheidender Erfolgsfaktor.» lässt Nadja Berger ihre persönliche Meinung durchblicken.
Dem gegenüber steht die Bottom-up-Budgetierung, wobei die einzelnen Abteilungen ihre gewünschten Aufwände (respektive im Falle der Sales-Abteilung, die aufgrund der aktuellen Marktsituation zu erwartenden Erträge) eingeben. Bei diesem Vorgehen stehen die inhaltlichen Gegebenheiten der jeweiligen Abteilung sowie die aktuelle Marktsituation stärker im Vordergrund als reine Gewinnziele der Unternehmung. Das führt zu einer erhöhten Chance, dass die Budgets vom ganzen Unternehmen aktiv getragen werden. Der Nachteil ist, dass der Prozess sehr viel zeitintensiver ist. «Es sind viele Abstimmungen notwendig und natürlich kann es dennoch sein, dass auf Geschäftsleitungsebene eingegebene Aufwandanträge wegen der Sicht auf das Gesamtresultat gekürzt oder angestrebte Investitionen verschoben werden müssen. Das kann bedeuten, dass mittelfristige Unternehmensziele nicht in der angestrebten Zeit erreicht werden.» ergänzt Nadja Berger.
Gesamtheitliche Ressourcenplanung, statt reine Cash-out-Betrachtungsweise
«Betrachten Sie Ihre IT-Ausgaben nicht isoliert von Personalressourcen. Ebenso wichtig wie Cash-out ist die Frage, wie viel Woman- respektive Man-Power zur Verfügung stehen.», das Nadja’s wichtigster Tipp an Sie. Freigesprochene Budgets für innovative IT-Projekte, die im Folgejahr wegen fehlenden Personalressourcen nicht zur Umsetzung kommen sind in ihren Augen verpasstes Potenzial. Nicht nur für das versäumte IT-Projekt an sich, sondern auch gesamtunternehmerisch betrachtet. Denn womöglich wurde einer anderen Abteilung den Budgetantrag abgelehnt, weil die Geschäftsleitung das erwähnte IT-Vorhaben höher priorisiert hat. Ergebnis: beide Vorhaben werden nicht umgesetzt. Die Unternehmung kann sich nicht wie geplant weiterentwickeln.
Nadja Berger, Managing Partner | Head of Shared Services bei SmartIT
«Hilfreich ist eine einheitliche Vorlage für Budgetanträge, die die beantragende Person zwingt, die wichtigsten Informationen zum Antrag bereitzustellen. Dazu gehört nebst dem Budget und der Personalsituation auch der Nutzen aus dem Projekt und somit die Begründung, warum das Projekt wichtig ist. Vielleicht kann ein ROI berechnet werden oder ein Priorisierungsvorschlag gegenüber anderen Anträgen vorgelegt werden.», empfiehlt Nadja Berger weiter. Die einheitliche Aufbereitung von Anträgen innerhalb eines Unternehmens wirkt auch allfälligen Fehlentscheiden des Managements wegen ungleich aufbereiteten oder dargestellten Informationen entgegen.
Ein realistisches Budget ist ein gutes Budget
Ein häufiger Fehler, dem Nadja in der Praxis immer wieder begegnet ist die Vorstellung, dass überschossene Budgets erstrebenswert sind. Dem ist nicht per se so! Klar ist es besser, wenn sie positiv überschossen werden. Aber stellen Sie sich vor, sie haben ihren Personalbestand abgebaut, weil Sie Ihren Ertrag restriktiv budgetiert haben, überschiessen dann aber das Budget. Sie haben nicht nur Leute unnötigerweise entlassen müssen, sondern auch zusätzliches Potenzial durch die Arbeitsleistung genau dieser Leute verpasst. Deswegen ist es wichtig möglichst realistisch zu budgetieren.
«Dabei hilft eine transparente und genaue Zahlenbasis der Vergangenheit. Verlangen Sie von Ihrer Finanzabteilungen Zahlen der letzten Jahre, tauschen Sie sich mit Peers in anderen Unternehmen aus oder holen Sie sich Erfahrungswerte von IT-Dienstleistern wie der SmartIT, die dasselbe IT-Vorhaben, das Sie budgetieren müssen, schon in anderen Unternehmen umgesetzt haben.», empfiehlt Nadja Berger. Weitere Massnahmen dagegen finden Sie im letzten Abschnitt dieses Blogbeitrages.
Schritt für Schritt zum Ziel
- Bedarf hinsichtlich IT bei Abteilungen (bspw. ein einzuführendes Tool) sowie dem Management (bspw. Datensicherheit im Unternehmen erhöhen) abholen
- Zuvor erwähnte Vorlage Projektantrag mit den erwähnten Informationen für jedes identifizierte Projekt ausfüllen
- Alle Projekte auf einer gemeinsamen Roadmap darstellen, jährliche Ressourcenplanung basierend auf budgetierten Anträgen erstellen, bei fehlenden Ressourcen einen Priorisierungsvorschlag / -begründung erarbeiten oder einen Ressourcenaufbau im Rahmen des Budgets beantragen
- Budget und Personalressourcen bei der Geschäftsleitung respektive beim Management beantragen
Unterjährig Einschätzung des Geschäftsergebnis im Vergleich zum Budget
Nicht nur um den Aufwand für die jährliche Budgetierung zu glätten, sondern primär um unterjährig die richtigen Entscheide fällen zu können, spricht sich Nadja Berger klar für eine unterjährige Abschätzung des Geschäftsergebnis im Vergleich zum Budget aus. Das Budget ist nämlich immer nur eine Momentaufnahme der Situation im Erstellungsmoment. Das Leben geht aber weiter. Gegebenheiten verändern sich. Indem sowohl die Erträge als auch die Aufwände unterjährig und regelmässig basierend auf diesen veränderten Gegebenheiten eingeschätzt werden und mit den ursprünglichen Budget abgeglichen werden, können Abweichungen rasch erkannt und darauf reagiert werden. Die Wirkung von allfälligen Änderungen können fast in Echtzeit überwacht werden. Das hilft Ihnen als IT-Budget-verantwortliche Person dabei, das Budget möglichst einzuhalten aber auch allfällige zusätzliche Vorhaben unterjährig anzupacken.
Brauchen Sie für Ihr Budget fürs Jahr 2026 eine realistische Zahl für ein konkretes IT-Vorhaben, die auf Erfahrungswerten basiert? Oder möchten Sie ein kritisches IT-Projekt im 2026 in Angriff nehmen aber es fehlen Ihnen die dazu benötigten IT-Personalressourcen? In beiden Fällen kann Ihnen SmartIT unter die Arme greifen. Lassen Sie uns Ihre Vorhaben unverbindlich via Microsoft Teams besprechen.
