Mehr Produktivität durch geeignete Apps und physiologisches Know How

Portrait von Roberto Valentini
Von Roberto Valentini
Mehr Produktivität durch geeignete Apps und physiologisches Know How
Geht es Ihnen wie mir? Sehen auch Sie vor lauter E-Mails Ihr Postfach kaum mehr? Geschweige denn von der Differenzierung zwischen relevanten und irrelevanten Nachrichten. Die in diesem Blogbeitrag erläuterten Tipps und Tricks rund um eine effiziente Arbeitsmethodik sowie die vorgestellte Office365 Applikation Teams schaffen hier Abhilfe.
Unterdessen kennt wohl jeder Information Worker die klassischen Outlook Tipps wie beispielsweise das Erstellen von automatischen Regeln, welche E-Mails mit spezifischen Inhalten oder Absender (bspw. CC E-Mails) in vordefinierte Ordner verschieben. Den meisten ist auch eine Sortierung der Nachrichten nach Eisenhower oder dergleichen bekannt. Auf solche Methoden will ich hier nicht weiter eingehen.

E-Mail ist kein Instant Messaging
Bestimmt kennen auch Sie das unglaublich zeitintensive und wenig effektive E-Mail Pingpong. E-Mails werden oft für Instant Messaging missbraucht und ja, ich wähle bewusst das Wort missbraucht, denn E-Mails sind im Gegensatz zu WhatsApp nicht für Instant Messaging vorgesehen. Geht es also eher um eine knappe Meinungsabfrage gilt es geeignetere Applikationen wie beispielsweise die Chat Funktion in Microsoft Teams zu wählen. Ihr E-Mail Postfach kann dadurch bereits von vielen Nachrichten verschont bleiben.

In die gleiche Thematik gehört auch die ständige Erreichbarkeit. In der digitalen Arbeitswelt sind wir es uns gewohnt ständig erreichbar zu sein. Aber wie positiv wirkt sich das auf die Produktivität der eigentlichen Arbeit aus? Sie kennen es bestimmt: Eine Pushnachricht reisst Sie aus einem unglaublich produktiven Flow und Sie finden nicht wieder hinein. Das ist mühsam, anstrengend und muss vorallem nicht sein. Erlauben Sie sich Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind. Buchen Sie sich fixe E-Mail Zeitfenster und deaktivieren Sie während produktiven Arbeitsfenstern Pushnachrichten, stellen Sie Ihr Telefon auf lautlos. Ganz Mutige starten Outlook am Morgen gar nicht erst auf.

Hohe Hirnleistungen ausnützen
«Morgenstund hat Gold im Mund» – ein uraltes Sprichwort, dessen Grundlage nachweislich bewiesen wurde. Nach einem erholsamen Schlaf ist unsere Hirnleistung am Morgen höher als am Nachmittag oder Abend. Nutzen Sie dieses Potential und beschäftigen Sie sich in dieser produktiven Phase des Tages nicht mit unwichtigen Dingen wie E-Mails. Versuchen Sie einmal Ihr Outlook erst kurz vor dem Mittag zu öffnen und arbeiten Sie vorher Ihre To Do Liste ab. Setzen Sie noch einen drauf und beginnen Sie mit der herausforderndsten Aufgabe gleich als Erstes.

Innere und äussere Kreise
Eine klare Struktur ist nicht nur in der persönlichen Mailbox und auf der gemeinsamen Fileablage wichtig, sondern erleichtert uns vorallem dann die Arbeit, wenn die gesamte Zusammenarbeit im Team oder gar im ganzen Unternehmen klar und strukturiert geregelt ist. Für die Kommunikation / Zusammenarbeit im vom Redmonder sogenannten outer loop (Unternehmensweit) liefert Microsoft Yammer als sinnvolle Anwendung. Dadurch können die berüchtigten E-Mails an Alle aus dem Geschäftsalltag eliminiert und Ihre Mailbox entlastet werden. Für den inneren loop, also die Zusammenarbeit im Team, wird Teams empfohlen. Dies ist nicht nur ein Tool für Instant Messaging, sondern bietet unzählige weitere Möglichkeiten die ortsunabhängige und digitale Teamzusammenarbeit effizient und ausserhalb von Outlook zu gestalten.

Mehr Informationen zu Teams finden sie in vorgängigen Blogbeiträgen der SmartIT.

Microsoft Teams - Für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit

Nützliche Tipps für Microsoft Teams

Starkes Team dank zentralem Dokumentenmanagement

Sichern von Channels / Kanälen in Micrososft Teams - aber wie?

Ich bin auf jeden Fall begeistert. Dank eines übersichtlich und genau nach unseren Ansprüchen individuell gestalteten Teams habe ich seit kurzem wieder besser den Überblick über die aktuellen Arbeiten innerhalb meiner Teams. Ich kann mit allen Teammitglieder interagieren, egal ob ich im Büro oder von unterwegs arbeite. Ich kann Pendenzen oder Ideen an der richtigen Stelle niederschreiben, so dass die entsprechenden Personen Einsicht darauf haben und sie aus meinem Gedächtnis löschen. Das entlastet mich sehr und schafft Kapazität für anderes. Ich kann Aufgaben an mein Team delegieren, die Teammitglieder koordinieren die Aufgaben untereinander und ich habe jeder Zeit Einsicht wer woran arbeitet und wie der aktuelle Stand ist. Es ist einfach super!