Microsoft Copilot im Geschäftsalltag

Ihr KI-Boost mit der SmartIT

Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen – und mit Microsoft Copilot wird sie zum echten Produktivitätsbooster. Als erfahrener IT-Partner unterstützt SmartIT KMU bei der Einführung und der optimalen Nutzung von Copilot in der Microsoft 365 Umgebung.

Microsoft Copilot verbindet die Stärken eines riesigen Sprachmodells mit den vertrauten Microsoft 365 Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Microsoft Teams.

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KI-Agents gehen einen entscheidenden Schritt weiter.

Sie handeln eigenständig, vernetzen sich mit Ihren Systemen und übernehmen ganze Aufgabenprozesse. Von der Analyse über Entscheidungen bis zur Umsetzung. Das macht im Büroalltag einen wesentlichen Unterschied! Während klassische KI unterstützt, entlasten KI-Agents proaktiv:

Sie beobachten Prozesse und Ereignisse,
sie führen wiederkehrende Aufgaben selbstständig aus,
sie arbeiten über Tools, Datenquellen und Abteilungen hinweg.

Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, schnellere Abläufe und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Der Mehrwert von KI-Agents

Mit KI-Agents wird Copilot vom Helfer zum digitalen Teammitglied:

höhere Produktivität ohne zusätzlichen Personalaufwand,
konsistente Qualität durch automatisierte Workflows,
messbarer Business-Impact statt isolierter KI-Nutzung.

Kostenlose Erstberatung

Erhalten Sie kostenlos einen ersten Überblick über die Welt von Microsoft 365 Copilot. Dafür dient das kostenlose Erstgespräch - vor Ort oder via Microsoft Teams.

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Microsoft 365 Copilot live erleben

Lernen Sie die Funktionsweise von Microsoft 365 Copilot anhand einer Demo näher kennen. Dafür orientieren wir uns an konkreten Business Use Cases aus Ihrem Geschäftsalltag. Weiter besprechen wir notwendige Voraussetzungen und nehmen Ihre Ideen mit auf.

Datensicherheit

Zeit, über Daten zu sprechen. Diese Grundlagenarbeit ist für eine saubere Implementierung notwendig. Erfahren Sie, welche Zugriffe und Berechtigungen Copilot benötigt und welche Data Policies sie besser vorher umsetzen.

Einführung bei Ihnen im Unternehmen

Nach der Beratung und Konzeption ist nicht Schluss. Mit SmartIT erhalten Sie eine Partnerin, die während der gesamten Implementierung von Microsoft 365 Copilot mit anpackt. Wir begleiten Sie bis zur produktiven Nutzung von Microsoft Copilot. Und darüber hinaus!

Repetitive Aufgaben automatisieren und Produktivität steigern

Datensicherheit: Ihre Daten bleiben in Ihrer M365-Umgebung

Nahtlose Integration direkt in Outlook, Teams, Word und Co.

Kein KI-Training mit Ihren Daten

Microsoft 365 - alles aus einer Hand

«Das wertvolle an der Zusammenarbeit mit SmartIT ist, dass meine Erwartung, Microsoft Copilot einfach aufzuschalten nicht erfüllt wurde.»

Thomas Gloor

Bereichsleiter Verlag, Wanderinformationen & IT bei den Schweizer Wanderwegen

Gesamte Referenz lesen

Die Schweizer Wanderwege setzen Microsoft Copilot bereits gewinnbringend ein. Während dem Set-Up wurde der Bereichsleiter IT von SmartIT-Spezialisten begleitet.

Warum KI mit der SmartIT?

KI-Start-Ups schiessen wie Pilze aus dem Boden. Gefühlt bieten alle irgendwelche KI-Consultings an. Wieso also, sollten Sie die KI-Implementierung in Ihrem Unternehmen mit dem Dinosaurier im Markt umsetzen? Die Antwort ist einfach: Ein sicherer Einsatz von KI beginnt lange vor dem ersten Prompt! KI kann nur so verantwortungsvoll arbeiten, wie es die zugrunde liegenden Datenstrukturen erlauben. Die SmartIT bringt über 25 Jahre Erfahrung im Data Hosting, in Microsoft365 Umgebungen (SharePoint und Teams) wie auch komplexen Berechtigungs- und Governance-Modellen mit. Dieses Fundament ist entscheidend, um KI compliant, sicher und kontrollierbar einzusetzen.

Sicherheit als Voraussetzung für KI-Mehrwert

Statt KI auf unstrukturierte oder ungeschützte Daten loszulassen, schafft die SmartIT zuerst die nötigen Grundlagen:

klare Daten und Ablagestrukturen
durchdachte Berechtigungs- und Rollenmodelle
konsistente Labeling und Klassifizierungskonzepte
Governance und Compliance-konforme M365 Setups

Erst dadurch wird KI auf Unternehmensdaten vertrauenswürdig, nachvollziehbar und risikoarm nutzbar.

Mehr als Technologie. Verantwortungsvolle KI.
Während Eigenimplementierungen oder reine KI-Spezialisten oft nur auf Funktionalität fokussieren, verbindet die SmartIT: IT-Sicherheit, Microsoft-Expertise und KI-Praxis. Das Ergebnis sind KI-Lösungen, die nicht nur funktionieren, sondern den internen Richtlinien, Datenschutzanforderungen und regulatorischen Vorgaben entsprechen.

Was ist der Unterschied zwischen klassischer KI und KI-Agents?

Klassische KI beantwortet einzelne Fragen oder erstellt Inhalte auf Anfrage.
KI-Agents hingegen handeln eigenständig: Sie planen Aufgaben, treffen Entscheidungen und führen komplette Prozesse aus. Ohne dass jeder Schritt manuell angestossen werden muss.

Was sind KI-Agents einfach erklärt?

KI-Agents sind digitale Mitarbeitende, die Ziele verstehen, Daten aus verschiedenen Systemen nutzen und Aufgaben selbstständig erledigen. Sie arbeiten dauerhaft im Hintergrund und reagieren auf Ereignisse, nicht nur auf Fragen.

Was unterschiedet den Microsoft 365 Copilot von ChatGPT, Gemini und weiteren KI-Modellen?

Das KI-Modell ist in die Microsoft 365 Umgebung integriert. Sie finden es also in Teams, Outlook, Power Point, SharePoint und an vielen anderen Stellen Ihrer täglichen Arbeit. Kein lästiges Kopieren von Inhalten in ein Chat-Fenster im Browser. Nutzen Sie die künstlich intelligenten Assistenten da, wo sie sowieso gerade arbeiten. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch datensicher. Ihre Daten bleiben da, wo sie sowieso schon sind und auch hingehören: in Ihre Microsoft 365 Umgebung. Weder gelangen interne Daten an die Öffentlichkeit noch in die Hände von Drittunternehmen, welche ihre KI-Modelle im worst Case damit trainieren.

Wie funktioniert das mit den Datenzugriffen?

Für eine Abfrage von Microsoft 365 Copilot werden die folgenden Komponenten verwendet:

Large Language Models (LLMs). LLMs sind eine Art von KI-Algorithmen (Künstliche Intelligenz), die Deep-Learning-Techniken und Datensätze verwenden, um Inhalte zu verstehen, zusammenzufassen, vorherzusagen und zu generieren.

Daten aus der Microsoft 365 Copilot-Umgebung.

Zugriff auf Dokumente und E-Mail über Microsoft Graph, gemäss Zugriffsrecht des Benutzers

Die Anfrage wird über einen Prompt an den Copilot gestellt. Dieser holt sich alle Basisinformationen über Microsoft Graph. Im LLM-Modell wird nun die Benutzerabfrage mit den Basisdaten verarbeitet und die Abfrage mit der KI modifiziert und an Microsoft Graph übergeben. Diese modifizierte Abfrage gibt nun die Daten mit Microsoft Graph an den Benutzer zurück.

Durch dieses Funktionsprinzip ist sichergestellt, dass das Sprachmodell keinen Zugriff auf die Unternehmensdaten hat und somit kein Lernen oder Trainieren stattfindet.

Grafik zeigt Funtionsprinzip von Microsoft Copilot durch, dass das Sprachmodell keinen Zugriff auf die Unternehmensdaten hat.

Was passiert mit meinen Unternehmensdaten, wenn ich Microsoft 365 Copilot nutze?

Ihre Daten bleiben da, wo sie sowieso schon sind und auch hingehören: in Ihre Microsoft 365 Umgebung. Weder gelangen interne Daten an die Öffentlichkeit noch in die Hände von Drittunternehmen, welche ihre KI-Modelle im worst Case damit trainieren.

Wie unterstützt die SmartIT beim Einsatz von KI-Agents?

Die SmartIT begleitet KMU im Grossraum Bern von der Idee bis zum produktiven Einsatz von KI im Bürokontext:

Identifikation geeigneter Use Cases
Integration in bestehende Systeme und auf vorhandenen Daten
sichere, skalierbare und praxisnahe Umsetzung dank klaren Berechtigungskonzepten und sauberen Datenstrukturen
Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden

So wird KI vom Experiment zum messbaren Business-Mehrwert.

Wie verbessern KI-Agents den Büroalltag?

KI-Agents übernehmen wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben, zum Beispiel:

Informationen sammeln, vergleichen und aufbereiten
Prozesse überwachen und auslösen
Aufgaben über mehrere Tools hinweg ausführen

Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Produktivität spürbar.

Arbeiten KI-Agents selbstständig?

Ja. KI-Agents arbeiten autonom innerhalb definierter Regeln. Sie benötigen kein permanentes Eingreifen, sondern handeln proaktiv auf Basis von Zielen, Daten und Ereignissen.

Sind KI-Agents sicher und kontrollierbar?

Ja. Sofern KI-Agents professionell implementiert sind und auf sauberen Datenstrukturen mit klaren Berechtigungskonzepten fundieren, sind KI-Agents sicher und kontrollierbar.

arbeiten innerhalb klarer Governance und Sicherheitsrichtlinien
sind transparent nachvollziehbar
lassen sich jederzeit steuern, anpassen oder stoppen

Gerade im Unternehmensumfeld ist Sicherheit ein zentraler Bestandteil. Die eigentliche Arbeit hierfür beginnt viel vor der Einführung von KI.

Martin Engel

Sales | Account Manager

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Sie haben noch offene Fragen oder möchten Microsoft 365 Copilot genauer kennen lernen?

Schicken Sie mir Ihre Fragen mittels nachfolgendem Formular zu. Ich beantworte diese schriftlich in einer E-Mail an Sie. Alternativ können Sie sich nebenstehend auch einen kostenlosen Austausch via Microsoft Teams mit mir buchen. Ich stelle Ihnen die Funktionalitäten von Microsoft 365 Copilot auf Ihre konkreten Anwendungsfälle adaptiert vor und beantworte alle Ihre Fragen.