Mit technologischen Entwicklungen Schritt halten
Technologische Entwicklungen haben eine hohe Pace – das ist auch Nicht-Techies bewusst. «Trotz eines klar definierten und im Vorfeld bestimmten Lastenheft, müssen trotzdem grössere technische Neuerungen während der Projektdauer berücksichtigt werden können.», ergänzt Janic seine Aussage. Die Schnelllebigkeit in der IT-Branche führt häufig zu Änderungen in den Anforderungen und somit in der Budgetierung. «Solche Budgetüberschreitungen treten auf Wunsch der Kundin respektive des Kunden auf. Meine Aufgabe als Projektleiter ist es, auf technologische Entwicklungen hinzuweisen, um kein Potenzial zu verschenken, und gewünschte Änderungen zu dokumentieren.»
«Lizenzkosten beispielsweise fallen nicht erst beim breitflächigen Rollout, sondern schon für die Testinstanzen an. Das muss man wissen und budgetieren.»
Janic Jossi, Project Manager
Scope Creep
Im Fachjargon nennt man solche Änderungen im Projektumfang Scope Creep. Das müssen übrigens nicht nur technologische Neuerungen sein. «Mit dem Essen kommt oft der Appetit.», bedient sich Janic einem weit verbreiteten Sprichwort. Er erlebt häufig, dass Kundinnen und Kunden erst während der Projektumsetzung merken, was zusätzlich sinnvoll wäre. Bei unklaren oder fehlenden Lastenheften schleichen sich solche Erweiterungen oft unbewusst ins Projekt und machen es teuer ohne dass die zusätzlichen Umfänge bewusst sichtbar gemacht werden. Hat man aber von Beginn an klar definierte Anforderungen, kann bei abweichenden Bedürfnissen bewusst ein Abgleich gemacht und solche Erweiterungen dokumentiert werden. «Das ermöglicht Kundinnen und Kunden, sich ganz bewusst für oder gegen eine Budgeterhöhung, aber auch eine Nutzenerhöhung, während der Umsetzung zu entscheiden.», ergänzt Janic. Im Spannungsfeld zwischen Flexibilität und klar definiertem Projektumfang spielt die vorherrschende Unternehmenskultur eine relevante Rolle.
Laufendes Kostencontrolling
«Um zuvor erwähnte Abweichungen im Projektumfang bewusst zu adressieren, nutze ich während Projekten regelmässige Statusupdates zu Handen der Auftraggebenden um Kosten zu kontrollieren.», lässt uns Janic wissen. So kann er Budgets nahezu in Echtzeit überwachen und rasch reagieren, wenn es irgendwo zu Änderungen kommen sollte. «Dazu sind Erfahrungswerte – eigene oder aus dem Netzwerk – unabdingbar.», betont Janic die Wichtigkeit von realistischen Zahlen.
Risikomanagement gegen Auswirkungen von Problemen
Zuerst einmal gilt es Risiken zu erkennen und systematisch zu erfassen. Janic bewertet die Risiken mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit sowie den Auswirkungen bei allfälligem Eintreten. «Wichtig ist es, für Risiken mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und erwähnenswerten Kostenfolgen Massnahmen bereit zu haben, bevor sie eintreten. So können allfälligen Budgetüberschüssen rasch und einfach entgegengewirkt werden.», ergänzt Janic.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Nebst klaren Anforderungen, einem sauberen Tracking sowie einem strukturierten Risikomanagement ist die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Auftraggebenden und Projektleiter:in als Erfolgsfaktor nicht zu vergessen. Dazu gehört insbesondere eine transparente und proaktive Kommunikation von beiden Seiten. «Ich erlebe es nicht selten, dass die Zeit für ein sauberes Konzept-Review oder eine Abstimmungsmeeting fehlt. Klar ist es auch ohne möglich, ein IT-Projekt umzusetzen. Die Chance, dass es in der Umsetzung zu unnötigen Leerläufen kommt, steigt damit allerdings leider.», spricht Janic aus Erfahrung und geht damit erneut auf seinen Tipp vom Anfang ein.
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