Die Bedeutung von KI-Richtlinien für Schweizer KMU

KI ist im KMU‑Alltag angekommen. Der Produktivitätsschub kann ist gross sein. Mit der Einführung von KI-Technologien im Unternehmen geht auch die Notwendigkeit einher, klare und umfassende Richtlinien zu etablieren. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, was KI-Richtlinien sind, welche Inhalte sie umfassen sollten und warum sie für KMU von entscheidender Bedeutung sind.

Wir möchten möglichst transparent aufzeigen:

• Was KI‑Richtlinien sind und wofür sie dienen.
• Welche Bestandteile in ein Richtliniendokument gehören.
• Was bewusst nicht in KI‑Richtlinien gehört.
• Warum Richtlinien auch im KMU wichtig sind, weil KI‑Tools breit verfügbar sind.

• Worauf es bei Erarbeitung, Schulung und Aktualisierung ankommt.

Seit Herbst 2022 schiessen KI-Tools wie Pilze aus dem Boden. Wir sind uns einig: KI ist gekommen, um zu bleiben. Der Performanceboost für Office Worker ist immens. Auch in KMU. Damit tauchen neue Fragen auf. Wer trägt Verantwortung für Texte oder Bilder aus KI. Was passiert, wenn Inhalte falsch oder diskriminierend sind. Solche und viele weitere Themen werden in sogenannte KI-Richtlinien adressiert. Unternehmen erstellen eine Art Verhaltenskodex, an dem sich Mitarbeitende beim Umgang mit KI orientieren können.  

Bestandteile von KI-Richtlinien 

Die Inhalte von KI-Richtlinien können je nach Unternehmen variieren. Dennoch geben nachfolgende Themenfelder Anhaltspunkte, woran gedacht werden sollte:  

Zweck und Ziele: Eine klare Definition des Zwecks der KI-Richtlinien und der Ziele, die diese an sich aber auch durch den Einsatz von KI im Unternehmen erreicht werden sollen bilden die Basis.  

Ethische Grundsätze: Richtlinien zur Vermeidung von Diskriminierung, zur Sicherstellung der Transparenz und zur Wahrung der Privatsphäre. 

Verantwortlichkeiten: Festlegung, wer für die Überwachung und Einhaltung der KI-Richtlinien sowie der Outputs von KI-Tools verantwortlich ist. 

Datenmanagement: Regeln zum Umgang mit Daten, einschliesslich Datenschutz und Datensicherheit. 

Risikomanagement: Massnahmen zur Identifizierung und Minderung von Risiken, die mit dem Einsatz von KI verbunden sind. 

Welche Vorteile bringen KI‑Richtlinien?

KI‑Richtlinien sind in jedem Unternehmen wichtig. Der Grund ist simpel: KI‑Tools sind heute für fast alle Mitarbeitenden zugänglich.

• Rechtssicherheit: Sie unterstützen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und minimieren rechtliche Risiken.

• Vertrauen: Sie schaffen Vertrauen bei Kundschaft und Geschäftspartner:innen. Sie machen sichtbar, wo KI‑generierte Inhalte konsumiert werden oder wo Menschen mit KI interagieren.

• Effizienz: Sie fördern die effiziente Nutzung von KI durch klare Prozesse und Verantwortlichkeiten. Guidelines motivieren auch zurückhaltende Mitarbeitende, Tools auszuprobieren. Das beschleunigt das Business. 

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Wo helfen KI‑Richtlinien im Alltag konkret?

1. Texte und Bilder im Arbeitsalltag
   KI liefert schnell Entwürfe. Das gilt auch für KMU und klassische Office‑Rollen. Richtlinien klären, wer Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Sie geben Orientierung, wie damit umzugehen ist, wenn Inhalte falsch sind.
2. Umgang mit diskriminierenden Outputs
   Die Frage ist nicht theoretisch. Inhalte können diskriminierend sein.
   Richtlinien setzen hier Leitplanken. Sie definieren ethische Grundsätze und Erwartungen an die Nutzung.
3. Klare Zuständigkeit statt Bauchgefühl
   Viele Teams nutzen Tools, bevor Rollen geklärt sind.
   Richtlinien legen Verantwortlichkeiten fest. Auch für Überwachung, Einhaltung und den Umgang mit Outputs. Das reduziert Diskussionen im Nachhinein.
4. Daten im Griff behalten
   KI hängt am Input. Darum gehört Datenmanagement in jede Richtlinie. Dazu zählen Datenschutz und Datensicherheit. So wird aus KI‑Nutzung ein kontrollierter Prozess.

5. Onboarding und Schulung
   Richtlinien wirken nur, wenn sie verstanden werden.
   Darum gehören Schulungen dazu. Für neue Mitarbeitende kann das als Standard ins Onboarding. 

Was nicht in KI-Richtlinien gehört 

Detaillierte technische Spezifikationen und Implementierungsanweisungen sollten in separaten technischen Dokumentationen behandelt werden. Ebenso sind vage oder unverbindliche Formulierungen, die keine klaren Handlungsanweisungen bieten, in KI-Richtlinien nicht geeignet.  

Wie erarbeiten Sie KI‑Richtlinien pragmatisch?

1. Mitarbeitende einbeziehen
   Beziehen Sie Mitarbeitende ein. Das stärkt Akzeptanz und Verständnis.
2. Schulen statt nur publizieren
   Schulen Sie die Richtlinien intern.
3. Onboarding standardisieren
   Für neu eintretende Mitarbeitende kann die Sensibilisierung standardmässig ins Onboarding.
4. Regelmässig prüfen und aktualisieren
   Richtlinien regelmässig überprüfen. Bei Bedarf Anpassungen vornehme , damit sie mit technologischen und rechtlichen Entwicklungen Schritt halten.

Tipps aus der Praxis: Schreiben Sie klar und verständlich. Nutzen Sie bei Bedarf Piktogramme oder konkrete Beispiele. Und behalten Sie im Kopf: Weniger ist manchmal mehr.

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