Hohe Prozess-Flexibilität dank Cloud-ERP

Portrait von Thomas Hartmann
Von Thomas Hartmann

Die noch junge beeDynamics ag hat für die first frame networkers ag das grösste Projekt der Firmengeschichte realisiert. Die Verantwortung für dieses Projekt namens "Apollo 22" übernahm Martin Jung, CFO, VR und Partner der first frame networkers ag. Ich wollte von Martin wissen, was die Beweggründe waren und wie das Projekt ablief.

Martin, kannst Du uns kurz beschreiben, wer die first frame networkers ag ist?

Die first frame networkers ag bieten ihren Kunden moderne und sichere IT-Infrastrukturen und machen sie fit für die Digitalisierung. Das Unternehmen wurde 1997 gegründet und beschäftigt heute rund 75 Mitarbeitende. Hohe Qualität, faire Konditionen, hochstehende Ausbildung und eine gute Unternehmenskultur sind die zentralen Werte. Das Angebot umfasst moderne IT-Arbeitsplätze für die Anforderungen von heute und morgen, stabile und leistungsstarke Security- und Netzwerklösungen sowie massgeschneiderte Datacenter-Angebote. Von der Bedarfsanalyse und der Beratung über die Realisation bis hin zum Betrieb.

Wie war die Ausgangslage beim Start des ERP-Projekts?

Die first frame networkers ag wollte das in die Jahre gekommene bestehende ERP ersetzen und ein modernes, innovatives, integriertes und cloud-fähiges ERP evaluieren. Das bestehende ERP konnte aufgrund der heterogenen Umgebung nicht effizient genutzt werden, zudem fehlte die Transparenz. Die im Vorprojekt erfolgte Analyse des Gesamtprozesses zeigte 26 Schnittstellen und 23 Medienbrüche auf. Damit liessen sich Automatisierungen und Optimierungen in den Prozessen nicht wunschgemäss umsetzen. Während der Evaluation ist die first frame networkers ag auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS) gestossen, was aufgrund der Nähe zu den Services/Produkten von Microsoft nicht verwundert.

Welchen Nutzen hat die first frame networkers ag vom Projekt?

Der Fokus lag auf der Optimierung der administrativen Prozesse, also auch jenen, bei welchen unsere Kunden involviert sind. Diese Prozesse sollten bestmöglich durch eine hochintegrierte Lösung unterstützt werden. Die Reduktion auf zwei starke prozessorientierte Tools, nämlich Business Central (ERP) und Ivanti (ITSM), war das erklärte Projektziel. Damit konnten wir die Anzahl Medienbrüche und Schnittstellen deutlich reduzieren. Die prozessorientierte Herangehensweise von beeDynamics im Umsetzungsprojekt schaffte eine klare Aufteilung der Prozesse auf die beiden genannten Tools, erleichterte die Gestaltung von Schnittstellen und hat die administrativen Prozesse deutlich verschlankt. Durch den Einsatz einer kompletten und cloud-basierten ERP konnten alle administrativen Prozesse in Business Central integriert werden. Mit verschiedenen Erweiterungen in Business Central, wie zum Beispiel SwissSalary oder Invoice Workflow, wurde zudem der Gesamtnutzen sowie die Nutzungstiefe von Business Central erhöht. Künftig wird die first frame networkers ag immer auf der neusten Version von Business Central arbeiten. Dank dem von beeDynamics angebotenen Managed Service, welcher die Migration auf künftige Releases und auf Wunsch des Kunden sogar Support enthält…und das erst noch zum monatlichen Festpreis!

Welche Produkte oder Services setzt Ihr neu ein?

Wir verwenden die folgenen Produkte:
_ Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS)
_ Ivanti Neurons for IT Service Management

Ausserdem setzen wir die folgenden Services ein:
_ BCaaS (Business Central as-a-Service) von beeDynamics ag
_ beeIO (Schnittstelle) und beeSpaces (Teams) von bee365 ag

Martin, was gab den Ausschlag für Microsoft Dynamics 365 Business Central als neue ERP-Lösung?

Als langjähriger Microsoft-Partner freut es uns natürlich, dass Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS) die Lösung ist, welche sich in der Evaluationsphase gegen sechs weitere Lösungen behauptet hat. Neben der eigentlichen ERP benötigten wir auch einen zuverlässigen Integrationspartner. Diese Suche gestaltete sich aus unserer Sicht weit schwieriger, da der Integrationspartner auch über entsprechendes Branchen-Know-How verfügen sollte und die Chemie zwischen den Beteiligten stimmen muss. Unser Glück war es, dass unsere Partnerfirma SmartIT Services AG, mit Sitz in Bern, in der Zeit bereits mit der Erneuerung ihres eigenen ERP beschäftigt war. Die SmartIT Services AG war daran, ihr ERP durch Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS) zu ersetzen. Dort konnten wir uns viel Insider-Wissen holen.

Wie lief das Projekt für Dich als Auftraggeber ab?

Als Leiter dieses Projekts darf ich folgendes Fazit ziehen: Das Projekt war gut geplant und wurde in «verdaubare» Phasen unterteilt. In den einzelnen Phasen haben wir mit agilen Methoden gearbeitet. Durch die Reduktion auf zwei Tools und die daraus resultierende Stärkung von Ivanti, haben wir auch zwei Teilprojekte für Erweiterungen und Anpassungen in Ivanti aufgesetzt. Für eine klare Trennung der Aufgabenbereiche der beiden Tools und die künftige Interaktion untereinander wurde von beeDynamics ag frühzeitig ein umfassendes Konzept ausgearbeitet. Auf dieses Konzept konnten wir uns im Verlaufe des Projektes immer wieder zurückbesinnen, wenn Fragen oder Entscheide anstanden. Mit voranschreitendem Projektfortschritt konnten wir nach und nach für alle unsere Geschäftsfälle passende Lösungen erarbeiten, diese testen und freigeben. Im November 2021, nach erfolgreichem Test der Schnittstellen zwischen den beiden Tools, konnten wir die Freigabe für das «go-live» per Anfang des Jahres 2022 erteilen. Für alle Beteiligten war das Projekt äusserst intensiv und wir haben sehr viel gelernt. Wir sind glücklich über den planmässigen und erfolgreichen Abschluss. Nun befinden wir uns in der Phase des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Von den gemachten Erfahrungen werden wir und auch unsere Kunden stark profitieren.

Welchen Mehrwert hat das Unternehmen vom neuen System?

Neben der Optimierung der Prozesse konnte unsere Softwarelandschaft von sechs auf zwei Kernsysteme reduziert werden, was unsere Effizienz und Transparenz erhöhen sowie unseren Kunden neue Möglichkeiten bieten wird. Um den Ressourcenverbrauch zu minimieren, werden wir künftig immer mehr Informationen digital zur Verfügung stellen.

Weshalb hast Du Dich für beeDynamics ag als Integrationspartner entschieden?

Die beeDynamics ag hat sich auf die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central (SaaS) spezialisiert. Am Markt langjährig tätige ERP-Integrationspartner sind noch immer stark auf OnPremise-Lösungen fokussiert, wir wollten jedoch explizit eine Cloud-ERP einführen. Der «best-of-breed»-Ansatz und das prozessorientierte Vorgehen von beeDynamics ag haben uns überzeugt.

"Wenn ich gefragt würde, ob ich beeDynamics ag für die Einführung von oder Migration zu Microsoft Dynamics 365 Business Central empfehlen würde, wäre meine Antwort ein Einfaches 'auf alle Fälle!'"

Ausserdem verfügte die beeDynamics ag über das gewünschte Branchenwissen im IT-Umfeld und hat bereits Projekte mit Schnittstellen zu Umsystemen erfolgreich realisiert. Der Vorschlag, das Projekt in einer Mischform mit agilen Methoden umzusetzen, war für uns ebenfalls sehr interessant.

Bist Du mit der Unterstützung der beeDynamics ag zufrieden?

Die Unterstützung des Integrationspartners war für uns ein entscheidender Erfolgsfaktor. Das war auch der Grund, warum unsere hohen Ansprüche an den Integrationspartner bereits am ersten Gespräch ein wichtiges Thema war. Rückblickend bin ich noch immer beeindruckt von der Professionalität der beeDynamics ag. Über alle Phasen des Projektes hatten wir einen Partner zur Seite, welcher es verstand, uns zur richtigen Zeit und im richtigen Umfang zu unterstützen.

Würdest Du die beeDynamics ag erneut mit der Umsetzung beauftragen?

Da muss ich etwas ausholen. Dieses Projekt war das grösste interne Projekt der 25-jährigen Firmengeschichte der first frame networkers ag. Ich hoffe nicht, dass wir in den kommenden Jahren beeDynamics erneut mit der Umsetzung beauftragen müssen. Ich bin auch nicht sicher, ob das ein wirklich gutes Zeugnis wäre, wenn wir innerhalb von wenigen Jahren zwei ERP-Umstellungen machen müssten. Über einen Punkt bin ich mir jedoch sicher: Die beeDynamics ag wird uns in den kommenden Jahren weiter tatkräftig unterstützen, uns und unseren Kunden ein noch besseres Erlebnis in der Zusammenarbeit zu ermöglichen.

 

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