Wenn IT-Projekte, dann Remo Rüedi. Er arbeitet seit über 18 Jahren für die SmartIT, wo er als Projektleiter und Consultant startete. Anschliessend hat er diese Bereiche mit seiner Erfahrung massgeblich professionalisiert. Er weiss genau, worauf es bei der Budgetierung von innovativen und umfassenden IT-Vorhaben ankommt. Dieses Wissen gibt er in diesem Blogbeitrag an Sie weiter.
«Das oberste Ziel beim Budgetieren von IT-Vorhaben muss es sein, eine sogenannte Total Cost of Ownership Betrachtung, kurz TCO, zu erhalten.», fällt Remo Rüedi gleich zu Beginn des Interviews mit der Tür ins Haus. Vereinfacht gesagt, geht es bei diesem Ansatz darum, die IT-Kosten gesamthaft zu betrachten.
«Das wesentliche Element einer TCO-Betrachtung ist es, nicht nur die Projektkosten einer Investition zu budgetieren, sondern auch die Personalkosten und Betriebskosten bis zum Ende der vermuteten Lebensdauer mitzuberücksichtigen.»
Remo Rüedi, Head of Value Stream Workplace & Collaboration | Partner
Zu dieser gesamtheitlichen Betrachtungsweise gehören drei Arten von Kosten:
- Personalkosten: Lohnkosten aller IT-Mitarbeitende
- Betriebskosten: Lizenzkosten, Wartungs- und Supportaufwände, externe Dienstleistungen, laufender Ersatz von Komponenten. Diese werden idealerweise auf eine Zeitachse gelegt. Hinweise dazu können aus Daten von vergangenen Jahren gewonnen werden.
- Projektkosten: Investitionskosten in Neuerungen. Hinweise dazu können aus einer Investitionsplanung gewonnen werden. Bei diesem Punkt sind zwingend auch die unternehmensspezifischen Handhabungen hinsichtlich der Aktivierung zu berücksichtigen. Werden die Projektkosten komplett im Aufwand budgetiert oder werden sie über 5 Jahre beispielsweise abgeschrieben? «Wichtig ist hier eine Absprache mit der Finanzabteilung, denn die Liquidität ist in beiden Fällen notwendig.», ergänzt Remo.
TCO – Vollkostenrechnung von IT-Kosten über die gesamte Laufzeit
«Das wesentliche Element einer TCO-Betrachtung ist es, nicht nur die Projektkosten einer Investition zu budgetieren, sondern auch die Personalkosten und Betriebskosten bis zum Ende der vermuteten Lebensdauer mitzuberücksichtigen.», holt Remo aus. Dadurch können insbesondere Fehlinvestitionen wegen lockenden, tiefen Projektkosten vermieden werden.
Eine Lösung, dessen initialen Projektkosten hoch sind, die dann allerdings länger oder zu tieferen Betriebskosten genutzt werden kann ist unter dem Strich womöglich günstiger als die Lösung mit tieferen Projektaufwänden. «Wir sprechen häufig auch von einer Kostenwahrheit.», ergänzt Remo. Es eigne sich allerdings weniger als unterjähriges Controlling-Instrument, sondern unterstützt viel eher bei Evaluationsentscheiden oder der Budgetierung von gesamtheitlichen IT-Kosten über mehrere Jahr.
Schritt für Schritt zum TCO – mit Excel
Für eine realistische TCO-Betrachtung ist es unabdingbar, Laufzeiten realistisch abzuschätzen. Dabei helfen Erfahrungswerte. Beispielsweise von Herstellern, IT-Dienstleistern wie der SmartIT oder Peers in anderen Unternehmungen. Eine Möglichkeit, sich zu möglichen Laufzeiten abzusichern ist die Erweiterung von Garantie- sowie Supportfristen. Allerdings ist auch hierbei eine Abschätzung der Kosten im Vergleich zum Nutzen vorzunehmen. «Bei der Beschaffung von neuen Clients macht es unter Umständen Sinn, mit gewissen Ausfällen zu rechnen und dafür Ersatzgeräte zu beschaffen, anstatt für die gesamte Flotte eine Garantieerweiterung zu bezahlen.», konkretisiert Remo. Gewisse Risiken gehören dazu und sollten in den Berechnungen einkalkuliert sein. Schwieriger sind solche Abschätzungen bei Software, denn hier gilt es die Strategie sowie die Entwicklung des Unternehmens mitzuberücksichtigen. Unter Umständen macht es Sinn Software über kürzere Zeiten abzuschreiben, damit die Investitionskosten aus den Büchern raus sind. Jedes weitere Jahr, in dem man die Software verwenden kann, ist ein gewonnenes Jahr. «Ich nutze dazu immer noch sehr gerne Excel und insbesondere die Vorlage von SmartIT, die wir erarbeitet haben. Die hinterlegten Formeln rechnet bei Spielereien automatisch mit und erlaubt so die Abbildung von unterschiedlichen Szenarien.», erklärt Remo deren Funktionalitäten.
IT budgetieren: was häufig vergessen geht
Typische Kosten, die im Zusammenhang mit der IT-Budgetierung oft vergessen gehen, sind Kosten, die nur am Rand mit der IT zusammenhängen. «Klassische Beispiele sind Stromkosten für neue Geräte, die womöglich anders sind als die der bisherigen. Oder Raum- sowie Klimatisierungskosten für einen On-Premises Server.», spricht Remo aus Erfahrung. Hierbei sei wichtig, sich intern abzusprechen, wo solche Aufwände zu budgetieren sind. Ebenso schlecht, wie wenn sie nirgends budgetiert sind, ist es, wenn sie sowohl in der IT als auch im Gebäudeunterhalt budgetiert werden.
Egal ob CAPEX oder OPEX, Hauptsache mittelfristige IT-Budgetplanung
Gerade weil Remo bei der TCO-Betrachtung von Laufzeiten ausgeht, empfiehlt er Ihnen als IT-Budgetverantwortliche Person nicht nur ein jährliches Budget, sondern die Erstellung einer mittelfristigen IT-Budgetplanung. «Ein Aspekt der stark für eine mittelfristige IT-Budgetplanung spricht, ist die vorausschauende Planung von Ersatzinvestitionen und somit das Glätten von Kostenpeaks in einzelnen Jahren.», erläutert er. Das Hauptaugenmerk liege auf dieser Glättung von Jahresbudgets, weshalb nebst einer vorausschauenden Planung womöglich der Wechsel von einem CAPEX zu einem OPEX-Modell sinnvoll ist.
- CAPEX: Hohe Investition werden in einem Jahr getätigt und über X Jahre abschrieben
- OPEX: Operative IT-Kosten werden beispielsweise durch Mietmodelle geglättet.
Die Vor- und Nachteile der beiden Modelle variieren stark je nach Finanzpolitik des jeweiligen Unternehmens. Zentrale Fragen sind: Ist genügend Liquidität vorhanden? Kann oder will man dagegen wiederkehrenden Verbindlichkeiten während Mindestlaufzeiten eingehen? Welche Elastizität benötigt das Unternehmen?
IT-Trends, die im IT-Budget für das Jahr 2026 zu berücksichtigen sind
1) IT-Sicherheit: Machen Sie genügend, um Ihr Unternehmen vor Cyberangriffen zu schützen? Werden Sie mit diesen Massnahmen den regulatorischen Anforderungen gerecht? «In Bereich IT-Sicherheit geht immer mehr. Es geht darum eine realistische Kosten-Nutzen-Abwägung zu machen und sinnvolle Investitionen zu planen.», ergänzt Remo, bevor er zum zweiten Punkt kommt.
2) Künstliche Intelligenz: Wie kann KI in Ihrem Unternehmen sinnstiftend eingesetzt werden? Hier gehe es darum, konkrete Use Cases zu identifizieren und die entsprechenden Lizenz- und Einführungskosten abzuschätzen. «Gerade im Bereich von KI, sind nicht nur die Aufwände, sondern auch die erzielten Mehrwerte zu kalkulieren – also einen ROI zu berechnen.»
3) Menschen nicht vergessen: Die Welt scheint sich immer schneller zu drehen. Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeitenden in den Entwicklungen mitzunehmen. Schulungen, das Erstellen von Lernvideos oder Anleitungen kostet Geld. Budgetieren Sie das.
«Meiner persönlichen Meinung nach sollte zudem die geopolitische Situation mit Amerika gerade im Microsoft-Umfeld nicht unterschätzt werden. Vielleicht ist es an der Zeit, über eine Datensicherung ausserhalb der Microsoft 365-Umgebung nachzudenken.», empfiehlt Remo zum Schluss.
Brauchen Sie für Ihr Budget fürs Jahr 2026 eine realistische Zahl für ein konkretes IT-Vorhaben, die auf Erfahrungswerten basiert? Oder möchten Sie Microsoft 365-Daten ins SmartIT Datacenter in Bern backupen? In beiden Fällen können wir Ihnen unter die Arme greifen. Lassen Sie uns Ihre Vorhaben unverbindlich via Microsoft Teams besprechen.
