Die Zusammenarbeit mit SmartIT ist für den SFV ein beliebter Dauerbrenner. Seit etlichen Jahren schon vertraut der Verband auf die Kompetenz und die Services seines IT-Partners. Mit dem Wechsel auf SmartWorkplace – den gemanagten Arbeitsplatz aus der Cloud – hat der SFV einen weiteren wichtigen Digitalisierungsschritt vollzogen.
Unterwegs und zu Hause wie im Büro arbeiten
Die Mitarbeitenden des SFV sind häufig unterwegs. In der ganzen Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein führen sie Kurse, Schulungen und Sitzungen durch, und sie sind an Konferenzen und in Gremien aktiv. «Früher war es fatal, wenn jemand den Laptop zu Hause vergessen hatte», erzählt Liridona Doberdolani. Als Leiterin Finanzen & HR ist sie beim Verband auch für die IT zuständig. «Wir konnten dann nicht einfach mit einem anderen Gerät auf unsere Daten zugreifen. Heute zückt ein Mitarbeiter dafür einfach sein privates Handy, loggt sich sicher ein – und schon hat er die benötigten Infos.» Für sie sei dies einer der ganz grossen Vorteile des SmartWorkplace: Die Daten des Verbands sind in der Microsoft Cloud gespeichert und nach sicherer 2-Faktor-Authentisierung überall auf jedem beliebigen Gerät verfügbar. «Dadurch erzielen wir eine höhere Produktivität», freut sich Liridona Doberdolani und nennt dazu ein typisches Beispiel: «Nach einem Arztbesuch in ihrem Wohnort kann eine Mitarbeitende ganz einfach zu Hause weiterarbeiten, statt wieder ins Büro zurückzukommen. Zudem ist jetzt auch im Zug flüssiges Arbeiten möglich, das war früher anders.»
Komplett und gut ausgerüstet in die Zukunft
Nicht nur die Daten des SFV, auch die Applikationen werden in der Cloud betrieben. Eine zentrale Rolle im Alltag spielt Microsoft 365 mit Word, Excel, PowerPoint und weiteren Programmen. Dazu kommt Microsoft Teams, das im Verband intensiv für Videomeetings genutzt wird – unter anderem für den Austausch mit den rund 250 freien Mitarbeitenden, die projektbezogen im Einsatz sind. Als nützliche Ergänzung bezieht der SFV bei SmartIT ein Backup der Microsoft 365-Daten sowie ein E-Mail-Archiv. Für Liridona Doberdolani ist dies «etwas vom Besten, das wir je gemacht haben. Irrtümlich gelöschte Mails wieder zu finden war früher höllisch. Heute reichen dafür ein paar Klicks.»
Coole Antworten auf brennende Fragen
Es gibt wohl keinen User, der gerne aus der vertrauten Umgebung auf ein neues System wechselt. Die IT-Affinität der Mitarbeitenden sei sehr unterschiedlich, beschreibt Liridona Doberdolani die Situation im SFV. «Die Spezialisten von SmartIT haben uns den Umstieg leichtgemacht. Sie schulten die Mitarbeitenden und haben sich persönlich um individuelle Anliegen gekümmert. Wenn heute Mitarbeitende ein Problem haben, wenden sie sich einfach an den SmartIT-Support und erhalten schnell eine Lösung. Dabei kann es sich beispielsweise auch um eine Frage zu einer Excel-Funktion handeln. Darüber hinaus besucht uns einmal pro Monat eine Person vom SmartIT-Support, um gesammelte Fragen zu beantworten und individuell zu unterstützen.»
Fliegender Wechsel ohne Reibungsverluste
Einhergehend mit dem Wechsel auf SmartWorkplace hat SmartIT alle Mitarbeitenden des SFV mit neuen Laptops sowie Docking-Stationen fürs Homeoffice ausgestattet. Das Umschalten auf das neue System erfolgte während eines Wochenendes. Dazu Liridona Doberdolani: «Es ging alles so schnell und so reibungslos, dass wir uns schon Sorgen machten: Wo ist der Haken? Es gab keinen. Der SmartWorkplace ist für uns ein praktisches und vollständiges Leistungspaket, das wir im Monatsabo beziehen. Das macht die Budgetierung sehr einfach.»
