Ein virtuelles Team, agile Arbeitsmethoden und unser Managed Desktop
Manuel Kobel, seit fünf Jahren System Engineer bei der SmartIT, leitet seit diesem Jahr ein virtuelles Team zur Weiterentwicklung des Managed Desktops von SmartIT. Was genau im Team erarbeitet wird und welche Ansätze sie dazu verwenden, erfahren Sie im Interview mit Manuel.
Manuel, Du leitest seit diesem Jahr ein virtuelles DevOps -Team. Wie kann man sich das vorstellen? Virtuell ist streng genommen nicht ganz der richtige Ausdruck. Wir sind ein Team wie jedes andere auch und halten sogar physische Meetings. Der Unterschied: Wir erscheinen nicht im Organigramm. Die Teammitglieder sind nur zu zwanzig Stellenprozent in meinem Team, die restliche Zeit arbeiten sie nach wie vor in ihren jeweiligen Stammteams. Ich habe somit keine personelle, sondern rein die fachliche Führung des Teams. Das Team besteht, mich eingerechnet, aus fünf Personen aus den verschiedensten Bereichen von SmartIT, wodurch wir die unterschiedlichsten Fähigkeiten – vom Betrieb von Infrastrukturen über Client Engineering und Automatisierung bis hin zum Client Deployment mit Microsoft System Center Configuration Manager SCCM und der User Experience – abdecken können.
Unsere Arbeitsweise ist angelehnt an das agile Prinzip und ist sehr iterativ. Als ich die Aufgabe der Teamleitung übernommen habe, habe ich mir eine Liste von allen zu erledigenden Aufgaben erstellt, daraus Arbeitspakete geschnürt und diese entsprechend priorisiert. An einem ein- bis zweistündigen Meeting bespreche ich dies mit meinem ganzen Team und wir bestimmen gemeinsam die nächsten Schritte. Manchmal kommt es vor, dass wir die Arbeitspakete anders priorisieren müssen, weil beispielsweise Abhängigkeiten bestehen. Auf solche Inputs nehme ich natürlich sehr gern Rücksicht. Das Ziel ist, dass sich jeder einbringen kann. Die Arbeitspakete werden auf die Teammitglieder aufgeteilt und in zwei bis drei Wochen dauernden, sogenannten Sprints bearbeitet. Je nach Auslastung oder Abwesenheit des Teammitglieds, kann ein Sprint auch mal länger oder kürzer dauern. Die Zeit innerhalb der Sprints können sich die Teammitglieder selbstständig einteilen und auch die Arbeitsweise (mehrere kürzere Einheiten oder eine längere Einheit) selbst wählen. Am Schluss eines Sprints setzen wir uns erneut im gesamten Team zusammen und besprechen die Resultate, und die nächste Iteration beginnt. Als Teamleiter bin ich selbstverständlich auch während den Sprints sporadisch involviert und greife ein, falls die Entwicklungen in eine falsche Richtung laufen.
Was sind aus deiner Sicht die Vorteile dieser Form gegenüber einem herkömmlichen Team?
Einerseits ist das natürlich die Geschwindigkeit, mit der ich die Ressourcen für das neue Team bereitstellen kann. Hätte ich die Leute oder Nachfolger für sie neu rekrutieren müssen, wäre es ewig gegangen, bis wir mit den inhaltlichen Arbeiten hätten starten können. Zudem bleibt die Ressourcenplanung für die Situation nach der Entwicklungsphase dadurch flexibel. Weiter ist natürlich auch die Auslastung der Ressourcen einfacher zu bewerkstelligen. Allein mit den Entwicklungsarbeiten für den Service könnte ich zum heutigen Zeitpunkt die fünf Leute mit ihren unterschiedlichen Skills nicht auslasten. Weil sie nebst der Arbeit im virtuellen DevOps-Team immer noch ihren vorherigen Aufgaben nachgehen, bleiben sie auch am Ball. Dank ihres daily Business haben sie weiterhin Kundenkontakt und wissen wo bei unseren Kunden der Schuh drückt. Diese Erkenntnisse sind für das DevOps-Team wertvoll und wichtig. Zudem bietet es den Menschen eine willkommene Abwechslung zwischen operativer und strategiescher Arbeit. Solche Entwicklungsarbeiten sind nicht jedermanns Sache. Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität – ändern sich nächstes Jahr die Aufgaben, kann ich das Team aus anderen, passenden Ressourcen aus der SmartIT zusammenstellen.
Unter welchem konkreten Ziel wurde das Team gegründet?
Das übergeordnete Ziel des strategischen Projektes ist es, bis Ende 2020 5'000 Workplace Lösungen der SmartIT verkauft zu haben. Das ist einerseits der klassische Managed Desktop, den wir im virtuellen Team nun aktiv weiterentwickeln. Anderseits entsteht neu zudem ein Modern Workplace, der von Fabrizio Gobeli entwickelt wird. Auch der bestehende Managed Virtual Desktop, den Simon Schaller betreut, wird weiterentwickelt.
In meinem Team arbeiten wir an zwei Hauptthemen. Zum einen müssen wir den eigentlichen Workplace weiterentwickeln, zum andern müssen wir die Management-Infrastruktur fit machen für 5'000 verwaltete Arbeitsplätze. Das reicht vom Definieren und Realisieren von Standards, einheitlichen Richtlinien und Prozessen bis hin zum Erstellen von Checklisten und Automatisierungen, die uns in Zukunft bei der effizienten Bereitstellung neuer Managed Desktops und deren Betrieb unterstützen sollen.
Aus welchem Grund hast du dich für die Leitung dieses Teams entschieden?
Ich kam schon öfter mit Client Deployment in Kontakt, das Thema interessiert mich. Zudem habe ich eine Weiterbildung zum Eidg. Dipl. Wirtschaftsinformatiker HF gemacht und hatte das Bedürfnis, nach fünf Jahren SmartIT auch persönlich etwas weiterkommen zu wollen. Teamleitung interessiert mich seit längerem und ich hatte vor, mich früher oder später in diese Richtung weiterzuentwickeln. Dadurch, dass im virtuellen DevOps -Team keine personelle Führung notwendig ist, sah ich den Einstieg in eine Führungsfunktion als etwas erleichtert. Die Möglichkeit Service-Owner zu werden, Verantwortung zu übernehmen und das erlernte Wissen anwenden zu können, hat mich motiviert und schlussendlich dazu geführt, dass ich mich für die neue Rolle gemeldet habe. Bis jetzt finde ich die neue Aufgabe als sehr spannend und bereue den Entschied auf keinen Fall. An was konkret arbeitet ihr gerade aktuell?
Dass die ganzen technischen Optimierungen im Hintergrund vom Kunden nicht wahrgenommen werden, ist etwas demotivierend. Aus diesem Grund arbeiten wir im aktuellen Sprint vor allem an der User Experience. Die Kunden sollen spüren, dass wir an der Qualität des Managed Desktop arbeiten. Kleine Zwischenbemerkung: Bis jetzt haben die bestehenden Managed Desktop Kunden auch deshalb noch nichts von unseren Arbeiten mitgekriegt, weil wir die erarbeiteten Grundlagen noch nicht umgesetzt haben. Das wollen wir in absehbarer Zeit in Angriff nehmen und die Anpassungen in die Pilot-PC’s einspielen. Verläuft diese Phase erfolgreich werden die Erneuerungen auf alle bestehenden Managed Desktop Kunden ausgerollt, was uns dann wiederum die weitere Optimierung vereinfacht.
Was haben wir schon gemacht? Wir haben die Verantwortlichkeiten für die Aktualisierung von Software und Applikationen definiert. Vielfach geht es darum, Rollen mit entsprechenden AKV (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen) zu definieren und intern auf konkrete Personen zuzuweisen. Weiter haben wir grössere Differenzen im Update-Stand der verwalteten Arbeitsplätze festgestellt. In einem ersten Schritt wollen wir Einheitlichkeit schaffen, so dass alle Managed Desktop Kunden der SmartIT auf demselben, aktuellen und unterstützen Build sind. In einem zweiten Schritt wollen wir Vorgaben und Prozesse definieren, damit in Zukunft Builds zeitnah und für alle Managed Desktop Kunden gleichzeitig eingespielt werden können. Beim Thema User Experience definieren wir aktuell, wie die Arbeitsoberfläche des Standard Managed Desktops aussehen soll. Ein Beispiel dafür ist die Definition, wie Meldungen für neue Softwareupdates beim Enduser erscheinen sollen. Wie oft sollen solche Meldungen erscheinen? Was sind für Einstellungen voreingestellt? Welche Sicherheits-Einstellungen sind standardmässig hinterlegt? Parallel arbeiten wir an einem standardisierten Onboarding Prozess für neue Managed Desktop Kunden, der Effizienz und noch mehr Qualität bringen soll. Installationen und Konfigurationen sollen soweit wie möglich automatisiert werden.
Das Ziel soll ein standardisierter Managed Desktop sein, der für alle Kunden identisch ist. Das heisst es gibt ein Betriebssystem, Standardeinstellungen, Standardprogramme und einen kostenlosen App-Kiosk, wo die User verschiedene Applikationen beziehen können. Darauf aufbauend können kundenspezifische Anpassungen und Erweiterungen, wie beispielsweise eine branchenspezifische Applikation im Startmenü, vorgenommen werden.
Was waren bisher die grössten Herausforderungen?
Die sah ich bisher definitiv darin, am Anfang meiner neuen Aufgabe den Überblick darüber zu gewinnen, was bisher schon alles gelaufen ist. Was wurde in der Vergangenheit realisiert, wie sind gewisse Entscheide begründet etc. Zudem ist die Ressourcenplanung eine Herausforderung – die Balance zwischen Tagesgeschäft und Weiterentwicklung ist manchmal schwierig zu finden.
Aus technischer Sicht ist sicherlich die Optimierung der SCCM-Infrastruktur herausfordernd. Um in Zukunft die angestrebten 5'000 Workplaces qualitativ ansprechend und wirtschaftlich betreuen zu können, müssen auch hier laufend Anpassungen und Weiterentwicklungen vorgenommen werden. Zudem erscheinen regelmässig neue Versionen von SCCM mit jeweils neuen Funktionen, die es sinnvoll zu implementieren gilt.
Welche Erkenntnisse hast du aus der Arbeit im DevOps -Team gewonnen?
«Äs fägt!» Es ist eine gute Art zusammenzuarbeiten. Es ist großartig, sich auf die Sprints konzentrieren zu können. Wir sind sehr effizient und kommen wahnsinnig schnell voran. Weiter ist es für uns sehr motivierend, die Standards und Richtlinien für die eigene Arbeit selbstständig bestimmen zu können. DevOps beinhaltet nicht nur die Entwicklung, sondern auch den anschliessenden Betrieb von Lösungen. Das erweist sich als besonders praktisch und effizient, da wir genau wissen, wieso die Standards sind, wie sie sind. Ich freue mich nach den Prozessen und Checklisten arbeiten zu können, ohne jedes Mal Entscheidungen treffen zu müssen. Und natürlich freue ich mich, gewisse Teile der Prozesse automatisiert ablaufen lassen zu können. Das wird schon sehr cool werden! Aktuell gibt es viel zu tun, aber es ist sehr spannend und zahlt sich längerfristig aus.
Details zum Managed Desktop von SmartIT.
