Prozessdigitalisierung: Zuerst Grundlagenarbeit, dann das KI-Vergnügen

Warum kommt Prozessoptimierung vor dem KI-Einsatz?

Prozessoptimierung schafft die Grundlage dafür, dass KI und Automatisierung überhaupt effizient eingesetzt werden können. Unternehmen sollten deshalb bestehende Abläufe zunächst analysieren, vereinfachen, standardisieren und digitalisieren.

Die SmartIT hat in den vergangenen Jahren umfassende Kompetenzen in der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen aufgebaut. Unsere Erfahrung zeigt: Gerade für KMU lohnt sich diese Grundlagenarbeit bereits unabhängig von KI. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, besser verfügbaren Daten und einer höheren Skalierbarkeit – und schaffen gleichzeitig die Voraussetzungen für zukünftige KI-Anwendungen.

Wie steigert Prozessautomatisierung die Effizienz?

Digitalisierte und automatisierte Prozesse reduzieren repetitive Aufgaben und schaffen Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Unser eigenes Beispiel zeigt das Potenzial: Durch die Digitalisierung und Automatisierung unseres Verrechnungsprozesses konnten wir rund 250 Stellenprozente freisetzen, die heute für andere Aufgaben eingesetzt werden können. Der Prozess läuft heute weitgehend automatisiert und mit deutlich weniger manuellen Arbeitsschritten.

Gerade angesichts des Fachkräftemangels kann Prozessautomatisierung Unternehmen dabei unterstützen, bestehende Ressourcen gezielter einzusetzen und Mitarbeitende von wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten zu entlasten.

Warum sind strukturierte Daten für KI so wichtig?

KI benötigt verfügbare, strukturierte und qualitativ hochwertige Daten, um zuverlässige Ergebnisse liefern zu können. Werden Informationen über verschiedene Systeme, Dateien und manuelle Prozesse verteilt verwaltet, kann dies die Nutzung von KI erheblich erschweren.

Digitalisierte Prozesse sorgen dafür, dass Daten strukturiert erfasst, aktualisiert und für weitere Anwendungen verfügbar gemacht werden können. Damit entsteht eine wichtige Voraussetzung für Lösungen wie NOW Assist, Microsoft Copilot oder andere KI-Anwendungen.

Prozessdigitalisierung verbessert damit nicht nur bestehende Abläufe, sondern schafft gleichzeitig die Datenbasis für zukünftige Automatisierungs- und KI-Projekte.

Wie machen digitale Prozesse Unternehmen skalierbarer?

Standardisierte digitale Prozesse lassen sich einfacher erweitern und an neue Anforderungen anpassen. Für KMU ist das besonders relevant, wenn das Unternehmen wächst, neue Dienstleistungen hinzukommen oder sich Kundenbedürfnisse verändern.

Anstatt jeden zusätzlichen Arbeitsschritt manuell abzubilden, können digitalisierte Prozesse automatisiert und zentral gesteuert werden. Dadurch lassen sich grössere Mengen an Anfragen, Aufträgen oder Daten verarbeiten, ohne dass die internen Ressourcen im gleichen Verhältnis wachsen müssen.

So entstehen Prozesse, die flexibler, skalierbarer und langfristig leichter automatisierbar sind.

Wie verbessert Prozessoptimierung die Customer Experience?

Auch Kundinnen und Kunden profitieren von gut digitalisierten Prozessen. Automatisierte Abläufe können Bearbeitungszeiten verkürzen, Medienbrüche reduzieren und Informationen schneller verfügbar machen.

Ein digitaler Auftragseingang, automatisierte Statusmeldungen oder optimierte Verrechnungsprozesse sorgen beispielsweise dafür, dass Kundenanliegen schneller und konsistenter bearbeitet werden.

Gleichzeitig ermöglichen strukturierte Kundendaten eine gezieltere Betreuung. Prozessoptimierung verbessert damit nicht nur die interne Effizienz, sondern kann auch die Customer Experience nachhaltig stärken.

Können digitale Prozesse auch die Datensicherheit verbessern?

Digitalisierung allein macht Daten nicht automatisch sicherer. Strukturierte digitale Prozesse ermöglichen jedoch eine gezieltere Steuerung von Zugriffsrechten, Nachvollziehbarkeit und Sicherheitsmassnahmen.

Unternehmen können beispielsweise definieren, wer auf bestimmte Informationen zugreifen darf, Änderungen dokumentieren und Sicherheitsmechanismen zentral umsetzen. Gleichzeitig lassen sich Daten einfacher überwachen und in bestehende Cybersecurity-Konzepte integrieren.

Gerade mit Blick auf zunehmende Cyberbedrohungen ist deshalb wichtig, Digitalisierung und Informationssicherheit von Beginn an gemeinsam zu betrachten.

Wie starten Unternehmen mit Prozessoptimierung und KI?

Der erfolgreiche Einsatz von KI im Unternehmen beginnt nicht mit der Auswahl eines KI-Tools. Zuerst sollten Unternehmen prüfen, welche Prozesse sich vereinfachen, digitalisieren oder automatisieren lassen und ob die benötigten Daten ausreichend strukturiert verfügbar sind.

ServiceNow zeigt eindrücklich, welches Potenzial KI entfalten kann, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind. Viele KMU befinden sich jedoch noch einen Schritt davor. Genau hier setzt die Grundlagenarbeit an: Prozesse analysieren, vereinfachen, digitalisieren und automatisieren.

Wer diese Basis schafft, profitiert bereits heute von effizienteren Abläufen und schafft gleichzeitig die Voraussetzungen, um KI künftig sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen.