SmartWorkplace: der moderne Arbeitsplatz für eine effiziente und sichere Zusammenarbeit

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Herausforderungen

Macht die IT Ihren Arbeitsalltag im Büro unnötig kompliziert?

Eine moderne IT sollte Mitarbeitende unterstützen, Prozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit fördern. In vielen KMU sind IT-Umgebungen jedoch über Jahre gewachsen und nicht konsequent auf die heutigen Anforderungen ausgerichtet. Das führt zu erhöhtem Aufwand, Sicherheitsrisiken und eingeschränkter Flexibilität im Arbeitsalltag.

Herausforderungen in der Praxis

Historisch gewachsene IT-Landschaft

Über Jahre gewachsene IT-Strukturen erschweren eine effiziente Zusammenarbeit. Insbesondere bei standortübergreifendem oder mobilem Arbeiten wird die IT oft zum Flaschenhals für Produktivität, Flexibilität und Wachstum.
Sicherheit und Compliance

Steigende Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance lassen sich häufig nur mit hohem administrativem Aufwand oder einschränkenden Massnahmen erfüllen.
Flexibles Arbeiten

Mitarbeitende erwarten heute einen einfachen und sicheren Zugriff auf Anwendungen und Daten von überall. Viele bestehende IT-Umgebungen können diese Anforderungen nur unzureichend unterstützen.
Fehlende IT-Ressourcen

Interne Ressourcen reichen oft nicht aus, um Betrieb, Wartung, Updates und Support langfristig zuverlässig sicherzustellen.
Medienbrüche und Insellösungen

Unterschiedliche Systeme und Tools ohne durchgängige Integration führen zu Medienbrüchen, doppeltem Aufwand und ineffizienten Prozessen.

Was der SmartWorkplace konkret leistet

entlastend

Entlastung durch professionelles Arbeitsplatz Management

Wir übernehmen die professionelle Betreuung Ihrer Arbeitsplätze: von Geräten und Software bis zu Updates und Support. Ihre Systeme bleiben stets aktuell und sicher. Bei Fragen steht Ihren Mitarbeitenden unser Servicedesk zur Seite. So entlasten Sie Ihre IT-Verantwortlichen nachhaltig.

mobil

Sicher arbeiten: überall und jederzeit

Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Ihre Mitarbeitenden greifen sicher auf Anwendungen, Daten und Kommunikationskanäle zu. Das erleichtert die Zusammenarbeit und schafft mehr Freiheit und Effizienz im Arbeitsalltag.

flexibel

Genau die Lösung, die zu Ihrem KMU passt

Wählen Sie nur die Module, Funktionen und Services, die Sie wirklich benötigen. Ihr SmartWorkplace lässt sich jederzeit an neue Anforderungen, Teams oder Arbeitsweisen anpassen.

kalkulierbar

Planbare IT-Kosten dank Abo-Modell

Transparente, wiederkehrende Kosten pro Arbeitsplatz schaffen Klarheit für Ihr Budget. Sie profitieren von moderner Technologie und professioneller Betreuung zum Fixpreis.

skalierbar

Ein Arbeitsplatz, der mit Ihrem KMU mitwächst

Neue Mitarbeitende, zusätzliche Geräte oder veränderte Sicherheitsanforderungen: Ihr SmartWorkplace lässt sich einfach erweitern. So bleibt Ihre IT auch bei Wachstum und Veränderung leistungsfähig.

Devices

Ihre modernen Geräte professionell verwaltet

Ob PC, Tablet oder doch das private Handy? Die SmartIT kümmert sich um den Geräte-Lifecycle – von der Anschaffung bis zur Reparatur. Ihr Arbeitsgerät ist jederzeit aktuell, sicher und mit den gewünschten Werkzeugen ausgestattet.

Produktivität

Die richtigen Tools für effizientes Arbeiten

Mitarbeitende benötigen die richtigen Werkzeuge, passende Berechtigungen und einen einfachen Zugang zu Informationen. Moderne Produktivitätstools und KI als Begleiter unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit und tragen dazu bei, den Arbeitsalltag spürbar zu vereinfachen.

Kommunikation

Überall und jederzeit miteinander verbunden

Kommunikationshürden gibt es viele. Der SmartWorkplace überwindet sie. Egal ob mit einem internen Chat, einem externen Telefonanruf oder einem Videocall oder geteilten Informationen in einem Intranet von SharePoint.

Teamwork

Zusammenarbeit, die voranbringt

Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten oder doch Koordination eines komplexen Projekts? Wir wissen, wie die Vielzahl von möglichen Tools im KMU effizient und intuitiv eingesetzt werden kann.

Sicherheit

Ihre Daten sicher und jederzeit verfügbar

Durch moderne Sicherheits- und Backup-Konzepte schützen wir Ihre Unternehmensdaten vor Verlust und stellen sicher, dass diese bei Bedarf schnell wieder verfügbar sind.

Support

Transparente Services und klar definierte Prozesse

Über unser Serviceportal können Anliegen einfach erfasst und verfolgt werden. Standardisierte Prozesse sorgen für klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Abläufe und eine effiziente Bearbeitung Ihrer Anfragen.

Warum SmartIT

Ihre Partnerin für Modern Workplace aus Bern

Die SmartIT verbindet langjährige Erfahrung mit hybriden Cloud-Infrastrukturen mit modernen Arbeitsplatzkonzepten und den vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft 365. Unsere zertifizierten Spezialist:innen für Microsoft 365, Infrastruktur und Security unterstützen KMU dabei, ihre Arbeitsumgebung zukunftssicher, effizient und standortunabhängig zu gestalten. Dabei profitieren Sie von praxiserprobten SmartWorkplace-Lösungen sowie einer ganzheitlichen Begleitung über den gesamten Prozess hinweg – von der Strategie und Konzeption über Pilotprojekte bis zum erfolgreichen Rollout.

Sales, Account Manager

Roland Werren

Termin vereinbaren

Was ist ein SmartWorkplace?

Der SmartWorkplace ist für Sie und Ihre Mitarbeitenden ein Rundum-sorglos-Paket. Sie übergeben die Betriebsverantwortung Ihrer Geräte an den Profi und erhalten Ihre Management Services aus der Microsoft Cloud (Azure) bereitgestellt. Windows- und sonstige Updates sind jederzeit sichergestellt. Ihre Wunschsoftware für die individuelle Gestaltung Ihrer Workplaces stehen Ihnen im Softwarecenter bequem mit einem Klick zur Verfügung. Damit sorgen wir für maximale Sicherheit bei Ihren Mitarbeitenden. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie das Lizenzmanagement, die Kosten für die Microsoft-Lizenzen sind in den abgebildeten Preisen nicht inbegriffen.

Warum benötige ich einen SmartWorkplace?

Die Digitalisierung und immer mehr Cyberkriminalität erhöhen die Komplexität und die Herausforderungen im Workplace Management. Bei der IT-Sicherheit steht der Client - also der digitale Arbeitsplatz der Mitarbeitenden - immer stärker im Zentrum, da er zentraler Zugangspunkt für alle Umsysteme ist. Ein schnelles, zuverlässiges Update- und Patchmanagement sowie das Beheben von Sicherheitslücken sind essenziell. Die SmartIT empfiehlt deshalb den SmartWorkplace - so entsprechen die IT-Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeitenden stets den technischen Anforderungen und die Geräteverwaltung wird zentral durch den Profi gemanagt.

Wir haben teilweise ältere Applikationen. Sind die nach wie vor funktionstüchtig?

Ja. Wir bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten an, auch ältere Applikationen bereitstellen zu können. Klassischerweise arbeiten wir hier eng mit den Softwareverantwortlichen, oder Softwareentwickler zusammen, um die Applikation performant und sicher zur Verfügung stellen zu können.

Welche Microsoft-365-Lizenz benötige ich für den SmartWorkplace?

Je nach Auswahl der gewünschten SmartWorkplace-Module gibt es verschiedene Lizenz-Pakete von Microsoft. Für das reine Gerätemanagement wird eine Intune- und eine EntraID Plan 1-Lizenz benötigt. Für eine optimale Lizenzierung beraten wir sie gerne.

Nebst Microsoft Applikationen verwenden wir noch andere Software (bspw. Buchhaltung, Zeiterfassung, Offert Tools usw.). Können diese weiterhin verwendet werden?

Natürlich. Wir können die Software mittels Software-Kiosk allen Usern zur Verfügung stellen. Von dort aus kann sie bequem selbst heruntergeladen und installiert werden - vorausgesetzt die Software wird für den Arbeitsalltag überhaupt benötigt. Dabei wird auch gewährleistet, dass Updates regelmässig verteilt und mögliche Sicherheitslücken behoben werden.

Können meine bestehenden Clients übernommen werden?

Ja, die bestehenden Geräte können übernommen werden. Einzige Voraussetzung ist ein Windows 11 (nicht «Home»)-Betriebssystem. Wir empfehlen ausserdem eine noch laufende Herstellergarantie.

Ich möchte vom SmartWorkplace profitieren, aber meine Daten nicht in der Microsoft-365-Cloud speichern. Welche Möglichkeiten bietet hier die SmartIT?

Der SmartWorkplace ist auch als virtualisierte Arbeitsoberfläche aus unserem SmartIT Datacenter erhältlich. Der Zugriff erfolgt über einen Internet Browser oder eine App von einem beliebigen Gerät. Ganz egal ob Desktop PC, Notebook, Handy oder Tablet – Ihr SmartWorkplace Virtual folgt Ihnen überall hin.

Zum Kundenportfolio der SmartIT zählen unter anderen auch Anwaltskanzleien, welche auf den virtualisierten Arbeitsplatz setzen, den die SmartIT gemeinsam mit weblaw entwickelte: Mehr Informationen zum LawDesk.

Wie könnte ein mögliches Projektvorgehen aussehen?

Grundsätzlich planen wir das Projektvorgehen individuell anhand der Ausgangslage und dem Zielbild. In Workplace- oder Infrastruktur-Projekten setzen wir auf ein bewährtes Vorgehensmodell.

Phase Initialisierung
In dieser Phase wird das Projekt mit einem Kickoff-Meeting eröffnet und initial geplant. Anhand eines Projektplans werden die Termine, Meilensteine und Ressourcen definiert/verfeinert. Die Architektur und das Mengengerüst der offerierten Systeme werden überprüft und abschliessend festgelegt. Daraus wird die Offerte in eine Auftragsbestätigung umgewandelt. Die Beschaffung erfolgt nach Möglichkeit parallel zur Konzept-Phase.

Phase Konzeption
Für umfangreiche Projekte empfiehlt SmartIT für die wichtigen und komplexen Themen ein Konzept zu erstellen. Eine entsprechende Vorbereitung im Sinne der Konzepterstellung reduziert Unklarheiten in der Umsetzung und sorgt für eine problemlose und qualitativ hochstehende Realisierung & Einführung. Nach Prüfung der Konzepte erteilen Sie die Freigabe zur Realisierung.

Phase Realisierung
In der Phase Realisierung werden die Übernahme- und Optimierungsarbeiten durchgeführt. Systemdokumentationen werden laufend erstellt und erweitert. Zudem wird in der Phase Realisierung ein allfälliges Testing vorbereitet und die Einführung geplant.

Phase Einführung
In der Einführungsphase werden die Systemmigrationen oder Rollouts durchgeführt. Falls vorgesehen sind in dieser Phase auch Betriebsübergaben und Schulungen einzuplanen. Die Phase Einführung wird mit der Nacharbeit und der Projektabnahme/GO-Live abgeschlossen.