Microsoft 365 Copilot Agents: Umsetzung von digitalen Mitarbeitenden für mehr Produktivität im KMU

Herausforderungen

Copilot Agents: Use Cases für Ihre Fachbereiche

Copilot Agents unterstützen Fachbereiche bei wiederkehrenden Aufgaben, indem sie Informationen aus angebundenen Datenquellen gezielt zusammenführen, aufbereiten und verfügbar machen. Sie reduzieren Rechercheaufwand, schaffen Transparenz und liefern Mitarbeitenden sowie Führungskräften schneller eine fundierte Grundlage für Entscheidungen.

Die folgenden Beispiele dienen als Inspiration. Je nach Bedarf lassen sich Agents beispielsweise mit Daten und Inhalten aus Teams, SharePoint, Outlook, Planner, Excel, Power BI oder weiteren Fachanwendungen verbinden.

Management + Projekte

Der Projekt‑Agent fasst Status, Risiken und nächste Schritte aus Planner, Teams und Dokumenten zusammen und liefert jederzeit eine aktuelle Entscheidungsgrundlage.
Vertrieb + Service

Der Sales‑Agent bereitet Kundenmeetings vor, bündelt relevante Infos aus CRM, E‑Mails und Angeboten und erstellt Nachfass‑Tasks inklusive Gesprächszusammenfassung.
HR + Admin

Der HR‑Agent beantwortet Mitarbeitendenfragen zu Richtlinien und Prozessen. Er entlastet die Personalabteilung von wiederkehrenden Anfragen.
Finanzen + Controlling

Der Finance‑Agent analysiert Budget‑, Kosten‑ und Forecast‑Daten aus Excel und Power BI, erkennt Abweichungen frühzeitig und liefert automatisch Entscheidungs‑ und Handlungsempfehlungen.

Was Copilot Agents konkret leisten

Effizienz

Weniger Zeit für Routine, mehr Zeit für Wertschöpfung

Copilot Agents übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie Recherchen, Auswertungen oder Standardprozesse. Mitarbeitende gewinnen Zeit für Projekte, Kunden und strategische Aufgaben.

Produktivität

Schneller auf Informationen zugreifen und handeln

Relevante Informationen werden systemübergreifend zusammengeführt und aufbereitet. Entscheidungen können schneller und auf einer besseren Informationsbasis getroffen werden.

Entlastung

Manuelle Arbeitsschritte reduzieren

Viele Tätigkeiten laufen automatisiert im Hintergrund ab. Das senkt den Aufwand, vermeidet Medienbrüche und entlastet die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag.

Verlässlichkeit

Aktuelle Antworten auf Basis Ihrer Unternehmensdaten

Copilot Agents greifen auf Informationen aus Microsoft 365 zu und stellen diese im passenden Kontext bereit. So stehen aktuelle und nachvollziehbare Antworten schneller zur Verfügung.

Analyse

Gemeinsam mit Ihren Fachbereichen identifizieren wir relevante Copilot-Agent-Use-Cases und bewerten diese nach Nutzen, Umsetzbarkeit und Business Impact. So schaffen wir eine fundierte Grundlage für den gezielten und wirtschaftlichen Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen.

Data Governance

Eine erfolgreiche Copilot-Einführung beginnt bei Sicherheit, Compliance und Datenqualität. Wir prüfen die Voraussetzungen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung und schaffen die Basis für einen sicheren und kontrollierten Einsatz von Copilot und Copilot Agents.

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Implementierung

Auf Basis der definierten Use Cases entwickeln und implementieren wir massgeschneiderte Copilot Agents mit Copilot Studio. Dabei begleiten wir Sie von der Einführung über die Integration in den Arbeitsalltag bis zur Befähigung der Mitarbeitenden und der kontinuierlichen Weiterentwicklung.

Warum SmartIT

Ihre erfahrene Copilot‑Partnerin aus Bern

SmartIT verbindet ihre langjährige Erfahrung in den Bereichen Hybrid Cloud, Microsoft 365 und Modern Work mit spezifischem Copilot-Know-how. Unsere Microsoft-zertifizierten Spezialist:innen unterstützen Sie von der Strategie über Pilotprojekte bis hin zum erfolgreichen Rollout. Dank erprobter Workshops und Webinare, wie beispielsweise «M365 Copilot, sicher im KMU», profitieren Sie von praxisnahen Empfehlungen und einer Einführung, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Sales, Account Manager

Martin Engel

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Was ist Microsoft Copilot?

Microsoft hat KI-basierte Copiloten in viele ihrer Microsoft-Produkte integriert, so wird mit Copilot GitHub die Effizienz beim Programmieren gesteigert und mit Microsoft 365 Copilot soll die Arbeitswelt revolutioniert werden.

Ein Teil dieser Revolution soll der Copilot in Windows bieten. Er ist ab Herbst 2024 verfügbar und wird wohl Anfang 2025 für den Grossteil der Nutzer zur Verfügung stehen. Copilot für Windows dient als Zentralisierte KI-Unterstützung. Zusammen mit dem Microsoft Copilot (früher Bing Chat) erhalten Sie Antworten auf Ihre Anfragen auch aus dem Internet.

Der Security Copilot ist ein KI-Sicherheitsassistent von Microsoft. Er ist darauf trainiert, Unternehmen bei der IT-Sicherheit zu unterstützen und kann von Administratoren und Sicherheitsteams genutzt werden, um Bedrohungen zu analysieren und abzuwehren.

Nachfolgenden haben wir die für uns relevantesten Copiloten zusammengefasst:

Microsoft Copilot
Ehemals Bing Chat. Gibt es auch als Pro-Version, welcher einen verbesserten Zugriff auf die AI-Modelle bietet u.A. GPT-4 Turbo
Microsoft 365 Copilot
KI-Unterstützung für die Microsoft 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und mehr
Copilot für Windows
Zentralisierte KI-Unterstützung. Unterstützt Sie bei der Bewältigung von alltäglichen Arbeiten, sowie Suchanfragen im Internet.
GitHub Copilot
KI-Unterstützung für Programmiererinnen und Programmierer. 
Copilot für Security
KI-Sicherheitsassistent für die Analyse und Abwehr von Cyberbedrohungen

Warum diese Vielzahl an Copiloten?

In der Tat macht es Microsoft mit dieser Vielzahl von Copiloten den Nutzerinnen und Nutzern nicht einfach die Übersicht zu behalten. Erschwerend kommt hinzu, dass fast jeder dieser Copiloten schon eine Namens- oder Logoänderung erfahren hat.

Microsoft Copilot versus Microsoft 365 Copilot. Wo liegt der Unterschied?

Die Unterschiede zwischen Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot liegen hauptsächlich in der Zielgruppe, den Funktionen und dem Datenschutz:

Microsoft Copilot wurde für Privatpersonen entwickelt, die die Vorteile von KI nutzen möchten, Microsoft 365 Copilot wurde speziell für Unternehmen entwickelt, bietet erweiterte Datenschutzfunktionen und ist auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten.

Microsoft Copilot funktioniert wie ein einfacher Chatbot im Browser, kann Texte und Bilder generieren und auf das Internet zugreifen. Microsoft 365 Copilot ist in die Microsoft 365 App Suite integriert und unterstützt bei einer Vielzahl von Aufgaben, wie das Erstellen von Dokumenten, Präsentationen, Datenanalysen und mehr. Er kann auf Daten in Microsoft und im Web zugreifen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft Copilot eine grossartige Möglichkeit für Einzelpersonen bietet, mit KI zu experimentieren, während Microsoft 365 Copilot Unternehmen eine leistungsstarke, sichere und integrierte Lösung zur Steigerung der Produktivität und Effizienz bietet.

Was ist der Microsoft Copilot mit kommerziellem Datenschutz?

Für Nutzerinnen und Nutzer, welche ein Microsoft 365- und Office 365 Geschäfts- oder Schulkonten besitzen, steht der der Microsoft Copilot mit kommerziellem Datenschutz kostenlos zur Verfügung. Dieser verwendet erweiterte Sprachmodelle wie GPT-4, um Inhalte zu erstellen. Die Informationen werden ausschliesslich aus dem Internet gesammelt.

Wie es der Name «mit kommerziellem Datenschutz» schon sagt, wird bei der Nutzung der kommerzielle Datenschutz von Microsoft eingehalten. Das bedeutet, dass Benutzer- und Geschäftsdaten geschützt sind und nicht nach aussen gelangen. Chatdaten werden nicht gespeichert und Microsoft hat keinen Zugriff darauf. Für die Nutzung von personenbezogenen und vertraulichen Daten ist der Microsoft Copilot mit kommerziellem Datenschutz nicht zu empfehlen, da unter anderem für die Nutzung keinen Auftragsbearbeitungsvertrag mit Microsoft gibt. Hierfür kann nur der Microsoft 365 Copilot verwendet werden.

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ist vollständig in die APP-Suite von Microsoft 365 integriert und unterstützt, Mitarbeitende bei der effizienten Zusammenarbeit und der Erstellung von Inhalten.

Microsoft 365 Copilot nutzt die Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um automatisierte Vorschläge und Empfehlungen für verschiedene Aufgaben zu generieren, einschliesslich der Erstellung von E-Mails, Präsentationen, Dokumenten und Tabellen.

Seit dem Frühjahr 2024 ist der Copilot auch für kleinere Kunden verfügbar. Microsoft hat die anfängliche Mindestbestellmenge für jährliche Lizenzen aufgehoben. Somit können alle Kundinnen und Kunden Microsoft Copilot lizenzieren und nutzen.

Was sind die Anwendungsfälle von Microsoft 365 Copilot?

Die Anwendungsfälle für den Microsoft 365 Copilot sind vielfältig. Nachfolgend eine Auflistung von Beispielen, von funktionierenden Use-Cases:

In vielen Fällen kann er für die Erstellung von Inhalten oder zur Erleichterung und Beschleunigung anstehender Arbeiten eingesetzt werden. In der E-Mail-Kommunikation kann der Copilot dabei helfen, professionelle und personalisierte E-Mails zu verfassen, indem er Vorschläge für Betreffzeilen, Begrüssungen, Verabschiedungen und Nachverfolgungen macht.

Beim Verfassen von Dokumenten kann Copilot helfen, klare und gut formulierte Sätze zu verfassen, indem er Vorschläge für Struktur, Formatierung, Titel, Zusammenfassungen, Einleitungen, Schlussfolgerungen und Quellenangaben macht. Ein klarer Vorteil gegenüber anderen gängigen KI-Tools zur Texterstellung ist die Tatsache, dass die Generierung der Inhalte auf den im Unternehmen vorhandenen Daten basiert. Im Unternehmen bereits vorhandene Informationen werden so effizient genutzt.

Copilot kann sowohl E-Mails wie Dokumente aus anderen Sprachen übersetzen oder auf Rechtschreibung, Grammatik und Lesbarkeit überprüfen.

Seit dem Sommer 2024 kann der Copilot von Microsoft 365 auch Schweizerdeutsch. Auf diese Funktion haben wir Schweizerinnen und Schweizer lange gewartet. Nun kann der Copilot unsere Meetings zusammenfassen. Er erkennt Pendenzen und zeigt diese gesammelt in einer Liste an.

«Hallo zämä, mir sy so wyt!»

Die Suche nach Informationen ist ein kostbares Gut. Das ist seit langem bekannt und auch hier hat der Copilot für Microsoft eine seiner Stärken. So können im integrierten Business Chat in der Microsoft 365 Umgebung vorhandene Informationen zusammengefasst werden.

Damit der Microsoft 365 Copilot in Ihrem Unternehmen den grösstmöglichen Mehrwert generiert, bietet SmartIT ein Angebot für die reibungslose Implementierung von Copilot an.

Welche Lizenzkosten hängen mit Microsoft Copilot zusammen?

Die Lizenzierung erfolgt über die bestehenden Microsoft 365-Pläne. Unternehmen und Privatpersonen, die bereits Microsoft 365 nutzen, können nahtlos auf die Copilot-Funktionen zugreifen, um ihre Produktivität zu steigern. Die aktuellen Lizenzkosten können direkt auf der Weseite von Microsoft eingesehen werden. Der Preis (Stand Oktober 2024) für eine Jahreslizenz beträgt CHF 322.80 pro BenutzerIn (exkl. MwSt.). Für den Erwerb von Microsoft 365 Copilot sind z.B. eine «Microsoft 365 Business Standard»- oder eine «Microsoft 365 Business Premium»-Lizenz erforderlich. Die Liste mit den Lizenzvoraussetzungen sind auf der Webseite von Microsoft aufgeführt.

In der Lizenz ebenfalls enthalten ist der Microsoft Copilot und somit der Zugang zu GPT4-Turbo.

Wie sieht es beim Microsoft 365 Copilot mit dem Datenschutz aus?

Laut Microsoft nimmt auch der Microsoft 365 Copilot den Datenschutz sehr ernst und verpflichtet sich, die Privatsphäre und Sicherheit der Benutzenden zu schützen. Die Texte werden nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet. Microsoft Copilot hält sich an die geltenden Datenschutzgesetze und -Vorschriften wie die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Microsoft Copilot bietet den Nutzern zudem transparente Informationen darüber, wie ihre Daten verarbeitet und geschützt werden, und ermöglicht ihnen, ihre Datenschutzeinstellungen anzupassen.

Seit diesem Jahr verfügt Microsoft 365 Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat eine optionale Funktion, die es Copilot ermöglicht, bei der Beantwortung von Benutzeranfragen auf Webinhalte zu verweisen. Die sogenannte «web search», verbessert zwar aufgrund der neuesten Informationen aus dem Internet die Qualität der Copilot-Antworten, unterliegt aber nicht dem DPA von Microsoft. Aus diesem Grund sollte diese Funktion komplett oder partiell deaktiviert werden.

Damit ein Einsatz im Unternehmen datenschutzkonform möglich ist, braucht es einen sogenannten Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) mit Microsoft. Dieser kann jedoch nur, wenn ein entsprechendes Vertragsverhältnis für das Produkt vorhanden ist. Sprich eine entsprechende Lizenz erworben ist. Im Fall von Microsoft 365 Copilot ist dies der Fall, aus diesem Grund ist ein Einsatz im Unternehmen möglich.