Microsoft 365 Copilot – die KI-Revolution im Arbeitsalltag

Warum gibt es verschiedene Microsoft Copilots?

Microsoft bietet verschiedene Copilot-Lösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche an. Sie unterscheiden sich vor allem darin, welche Aufgaben sie unterstützen und auf welche Anwendungen und Daten sie zugreifen können.

GitHub Copilot richtet sich beispielsweise an Entwickler:innen und unterstützt bei der Softwareentwicklung. Microsoft Security Copilot wurde für Security- und IT-Teams entwickelt und hilft bei der Analyse und Bearbeitung von Cyberbedrohungen. Microsoft 365 Copilot wiederum ist in die Microsoft-365-Arbeitsumgebung integriert und unterstützt Mitarbeitende direkt in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Teams.

Dass die Übersicht nicht immer einfach ist, liegt auch daran, dass Microsoft Produkte, Funktionen und Bezeichnungen laufend weiterentwickelt. Aktuell werden einzelne Copilot-Produkte zudem umbenannt, weshalb teilweise alte und neue Produktnamen parallel verwendet werden.

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Microsoft Copilot versus Microsoft 365 Copilot: Wo liegt der Unterschied?

Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot unterscheiden sich hauptsächlich beim Arbeitskontext und der Integration in Unternehmensanwendungen. Microsoft Copilot kann als allgemeiner KI-Assistent genutzt werden, beispielsweise für Recherche, Fragen oder die Erstellung von Inhalten.

Microsoft 365 Copilot ist dagegen stärker mit der Microsoft-365-Arbeitsumgebung verbunden. Mit entsprechender Lizenz steht Copilot direkt in Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams zur Verfügung und kann dort auf den Arbeitskontext und freigegebene Unternehmensinformationen zugreifen. Dadurch kann Microsoft 365 Copilot beispielsweise bei der Bearbeitung von Dokumenten, E-Mails, Präsentationen, Daten und Meetings unterstützen.

Was kostet Microsoft 365 Copilot in der Schweiz?

Die Kosten für Microsoft 365 Copilot hängen vom eingesetzten Microsoft-365-Modell und der Unternehmensgrösse ab.

 Die Lizenzierung erfolgt über die bestehenden Microsoft 365-Pläne. Unternehmen und Privatpersonen, die bereits Microsoft 365 nutzen, können nahtlos auf die Copilot-Funktionen zugreifen, um ihre Produktivität zu steigern. Die aktuellen Lizenzkosten können direkt auf der Homepage von Microsoft eingesehen werden.

Da Microsoft Produkte, Pakete und Preise regelmässig anpasst, empfiehlt sich vor der Einführung eine Prüfung der aktuell verfügbaren Lizenzmodelle.

Wie schützt Microsoft Copilot Unternehmensdaten?

Microsoft schützt Unternehmensdaten in Copilot über Enterprise Data Protection (EDP). Die frühere Bezeichnung «Microsoft Copilot mit kommerziellem Datenschutz» wird heute nicht mehr verwendet.

Für Microsoft Copilot und Copilot Chat gelten bei geschäftlicher Nutzung vertragliche Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben von Microsoft. Prompts und Antworten werden innerhalb der Microsoft-365-Umgebung verarbeitet und unterliegen Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Mandantentrennung sowie bestehenden Zugriffs- und Berechtigungskonzepten.

Microsoft gibt zudem an, dass Prompts, Antworten und Unternehmensdaten, auf die Copilot über Microsoft Graph zugreift, nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Basismodelle verwendet werden. Copilot berücksichtigt dabei grundsätzlich nur Informationen, für die die jeweilige Person bereits über entsprechende Zugriffsrechte verfügt.

Was müssen Unternehmen beim Datenschutz mit Microsoft Copilot beachten?

Die Schutzmechanismen von Microsoft schaffen wichtige Voraussetzungen für einen sicheren Einsatz von Copilot. Sie bedeuten jedoch nicht automatisch, dass die Nutzung in einem Unternehmen DSG-konform ist.

Unternehmen bleiben nach dem Schweizer Datenschutzgesetz dafür verantwortlich, wie sie Personendaten bearbeiten – auch wenn dafür ein externer Dienst wie Microsoft eingesetzt wird. Deshalb sollten sie unter anderem prüfen, welche Daten mit Copilot verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann und ob Berechtigungen, interne Richtlinien und Datenschutzinformationen entsprechend ausgestaltet sind.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Websuche. Wenn Copilot Informationen aus dem Internet bezieht, erstellt das System aus dem Prompt eine kurze Suchanfrage für Bing. Dabei werden laut Microsoft Benutzer- und Mandantenkennungen entfernt und nicht der vollständige Prompt oder ganze Microsoft-365-Dokumente an Bing übermittelt. Diese Suchanfragen werden jedoch ausserhalb der eigentlichen Microsoft-365-Verarbeitung behandelt und unterliegen nicht dem Microsoft Data Protection Addendum. Unternehmen können die Websuche deshalb administrativ steuern und sollten festlegen, wann sie eingesetzt werden darf.

Was kann Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag?

Microsoft 365 Copilot kann Mitarbeitende bei unterschiedlichen Aufgaben unterstützen. Besonders interessant ist dabei die Verbindung zwischen generativer KI und den bereits eingesetzten Microsoft-365-Anwendungen. Dadurch kann Copilot insbesondere bei wiederkehrenden Wissensarbeiten unterstützen und Zeit reduzieren, die sonst für Recherche, Zusammenfassungen oder erste Entwürfe benötigt wird.

Welche Voraussetzungen braucht Microsoft 365 Copilot im Unternehmen?

Eine Copilot-Lizenz allein schafft noch keinen Mehrwert. Bevor Unternehmen KI flächendeckend einsetzen, sollten sie zunächst ihre Microsoft-365-Umgebung und die eigenen Anwendungsfälle betrachten.

Besonders relevant sind saubere Datenstrukturen, sinnvoll aufgebaute Berechtigungen und klare Regeln für den Umgang mit sensiblen Informationen. Gleichzeitig sollte definiert werden, bei welchen Aufgaben Copilot Mitarbeitende tatsächlich unterstützen soll.

Ein Unternehmen, das beispielsweise Dokumente uneinheitlich speichert, Zugriffsrechte über Jahre nicht überprüft hat oder keine Regeln für den Umgang mit vertraulichen Daten kennt, sollte diese Grundlagen vor einer breiten KI-Einführung angehen.

Auch SmartIT verfolgt deshalb den Ansatz, einen sicheren KI-Einsatz bereits bei Datenstrukturen, Berechtigungen und Governance zu beginnen. Dazu gehören unter anderem die Identifikation geeigneter Use Cases, die Integration in bestehende Systeme sowie die Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitenden.

Wie unterstützt SmartIT bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot?

Die SmartIT unterstützt KMU bei der Einführung und Nutzung von Microsoft 365 Copilot innerhalb ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung.

Dabei beginnt die Arbeit nicht erst beim Aktivieren einer Lizenz. Gemeinsam lassen sich geeignete Anwendungsfälle identifizieren, bestehende Datenstrukturen und Berechtigungen betrachten und die Voraussetzungen für einen sicheren Einsatz schaffen.

Die SmartIT begleitet Unternehmen von der Idee bis zum produktiven Einsatz und unterstützt unter anderem bei der Integration in bestehende Systeme, bei Berechtigungs- und Datenstrukturen sowie bei der Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden.