IT-Budget richtig planen: Welche IT-Kosten Unternehmen berücksichtigen sollten

Wie wird das IT-Budget im Unternehmen geplant?

Wie ein IT-Budget entsteht, hängt stark von der Unternehmenskultur und dem jeweiligen Budgetprozess ab. «Grundsätzlich gibt es gesamtunternehmerisch betrachtet zwei unterschiedliche Vorgehensweisen: Das Budget entsteht entweder Top-down oder Bottom-up», erklärt Nadja Berger. Welcher Ansatz gewählt wird, beeinflusst auch die Planung und Budgetierung der IT-Kosten.

Welche Vor- und Nachteile haben Top-down und Bottom-up beim IT-Budget?

Beim Top-down-Ansatz gibt die Geschäftsleitung ein Ertragsziel und einen angestrebten Gewinn vor. Diese Rahmenbedingungen müssen bei der Budgetierung von Erträgen und Aufwänden berücksichtigt werden. Der Nachteil: Inhaltliche Anforderungen und die Ressourcensituation der einzelnen Abteilungen erhalten teilweise weniger Gewicht. Dadurch besteht das Risiko, dass das Budget von den operativen Bereichen weniger mitgetragen wird. «Das ist in meinen Augen ein entscheidender Erfolgsfaktor», sagt Nadja Berger. Entsteht eine zu grosse Kluft zwischen Management und operativen Abteilungen, kann dies die Akzeptanz des Budgets beeinträchtigen.

Bei der Bottom-up-Budgetierung melden die einzelnen Abteilungen ihre geplanten Aufwände und Investitionen. Im Sales werden beispielsweise die aufgrund der aktuellen Marktsituation erwarteten Erträge berücksichtigt. Dadurch fliessen die konkreten Anforderungen der jeweiligen Bereiche stärker in den Budgetprozess ein.
Der Vorteil: Das Budget orientiert sich stärker an der tatsächlichen Ausgangslage und wird häufig breiter im Unternehmen getragen. Gleichzeitig ist der Prozess deutlich zeitintensiver und erfordert mehr Abstimmung.

«Natürlich kann es dennoch sein, dass auf Geschäftsleitungsebene beantragte Aufwände aufgrund des Gesamtresultats gekürzt oder geplante Investitionen verschoben werden müssen», ergänzt Nadja Berger. Dadurch können sich auch mittel- und langfristige Unternehmensziele verzögern.

Warum reicht es nicht, beim IT-Budget nur die Kosten zu betrachten?

Bei der Planung des IT-Budgets sollten Unternehmen nicht nur die finanziellen Mittel berücksichtigen. Ebenso entscheidend ist die Frage, ob genügend interne Ressourcen für die Umsetzung geplanter IT-Projekte zur Verfügung stehen. Ein freigegebenes Budget bringt wenig, wenn ein IT-Projekt aufgrund fehlender Ressourcen im Folgejahr nicht umgesetzt werden kann.

Das kann auch gesamtunternehmerisch zum Problem werden. Wird ein IT-Projekt priorisiert und dafür ein anderes Vorhaben zurückgestellt, obwohl die nötigen Ressourcen für die Umsetzung fehlen, bleiben im schlimmsten Fall beide Projekte liegen. Die geplante Weiterentwicklung des Unternehmens verzögert sich.
Für eine fundierte Budgetierung der IT-Kosten empfiehlt Nadja Berger deshalb eine einheitliche Vorlage für Budgetanträge. Neben Kosten und personellen Ressourcen sollten darin auch der erwartete Nutzen, die strategische Relevanz und – wenn möglich – der ROI oder eine Priorisierung gegenüber anderen Vorhaben aufgezeigt werden.

Eine einheitliche Aufbereitung erleichtert den Vergleich verschiedener Anträge und schafft eine bessere Entscheidungsgrundlage für das Management.

Wie lässt sich ein realistisches IT-Budget erstellen?

Ein gutes IT-Budget zeichnet sich nicht dadurch aus, dass es möglichst deutlich unterschritten wird, sondern dadurch, dass es die tatsächliche Entwicklung realistisch abbildet. Zu vorsichtige oder unrealistische Annahmen können ebenso problematisch sein wie zu knapp geplante Budgets.

«Wer beispielsweise den Personalbestand reduziert, weil Erträge sehr zurückhaltend budgetiert wurden, und das Budget später deutlich übertrifft, hat womöglich unnötig Kapazitäten abgebaut und zusätzliches Potenzial verschenkt», erklärt Nadja Berger. Deshalb ist es wichtig, IT-Kosten und Erträge möglichst realistisch zu budgetieren.

Eine verlässliche Grundlage dafür sind transparente Vergangenheitswerte. «Lassen Sie sich von Ihrer Finanzabteilung die Zahlen der vergangenen Jahre aufbereiten, tauschen Sie sich mit Peers aus anderen Unternehmen aus oder holen Sie Erfahrungswerte von IT-Dienstleistern wie der SmartIT ein, die vergleichbare IT-Projekte bereits umgesetzt haben», empfiehlt Nadja Berger. Je besser die Datenbasis und die Erfahrungswerte, desto realistischer lässt sich das IT-Budget planen und desto fundierter können Investitionsentscheide getroffen werden.

Warum sollte das IT-Budget unterjährig überprüft werden?

Ein IT-Budget ist immer eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt der Planung. Im Laufe des Jahres verändern sich jedoch Erträge, Kosten, Projekte und Prioritäten. Deshalb empfiehlt Nadja Berger, das Budget regelmässig mit der tatsächlichen Geschäftsentwicklung abzugleichen.

Wer IT-Kosten unterjährig überprüft, erkennt Abweichungen frühzeitig und kann schneller reagieren. Gleichzeitig lässt sich beurteilen, welche Auswirkungen neue Rahmenbedingungen auf das Geschäftsergebnis haben und ob zusätzliche IT-Projekte noch realistisch umgesetzt werden können. «Durch die regelmässige Einschätzung von Erträgen und Aufwänden lässt sich die Entwicklung laufend mit dem ursprünglichen Budget vergleichen», erklärt Nadja Berger. So können Verantwortliche gezielt gegensteuern, das IT-Budget besser einhalten und bei vorhandenem Spielraum zusätzliche Vorhaben im laufenden Jahr anstossen.