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Microsoft 365: So bleiben Ihre Daten in der Schweiz - Einstellungen bis 14.12.26 prüfen (Klon)

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Microsoft ändert zum 14. Dezember 2026 die Regeln für die Datenspeicherung in Microsoft 365. Unternehmen müssen künftig über die Einstellung «Store Microsoft 365 customer data in-country» im Microsoft 365 Admin Center festlegen, ob ihre E-Mails, Dateien und Teams-Chats weiterhin verbindlich in Schweizer Rechenzentren gespeichert werden sollen. Bleibt die Einstellung deaktiviert, darf Microsoft diese Daten künftig auch in Rechenzentren innerhalb der EU Data Boundary speichern. Wir erklären, was sich ändert, weshalb Sie die Einstellung bis zum Stichtag überprüfen sollten und wie das in wenigen Minuten gelingt.

In diesem Blog erfahren Sie:

  • was Microsoft bei der Datenspeicherung in der Schweiz ändert
  • welche Auswirkungen die neue Regelung auf Schweizer Unternehmen hat
  • wie Sie den Datenstandort in Microsoft 365 überprüfen und die Einstellung aktivieren

Neue Regelung

Was ändert Microsoft bei der Datenspeicherung in der Schweiz?

Microsoft passt die bisherige Datenstandort-Zusage für Schweizer Unternehmen an. Bislang war die Speicherung bestimmter Microsoft-365-Daten in Schweizer Rechenzentren für berechtigte Tenants automatisch zugesichert. Neu müssen Unternehmen diese Zusage über eine Einstellung im Microsoft 365 Admin Center aktiv sicherstellen. In den Microsoft-Produktbedingungen (Product Terms) wird die Speicherung bestimmter Kundendaten in den Schweizer Rechenzentren Zürich und Genf kostenlos zugesichert.

Die Datenstandort-Zusage umfasst folgende Microsoft-365-Dienste und Daten:

 

  • Exchange Online: E-Mail-Inhalte, Kalendereinträge und Anhänge
  • SharePoint und OneDrive: Inhalte von Websites und gespeicherte Dateien
  • Microsoft Teams: Chatnachrichten und Besprechungsaufzeichnungen
  • Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat: gespeicherte Eingaben und Antworten

Mit der neuen Einstellung können Unternehmen gezielt festlegen, ob Microsoft diese Daten weiterhin verbindlich in der Schweiz speichern muss.

Technische Einordnung

Microsoft 365: Was bedeutet die neue Einstellung für den Datenstandort Schweiz?

Nicht bei allen Microsoft-365-Tenants ist die neue Einstellung automatisch aktiviert. Bei neuen Tenants, die nach dem 14. September 2026 erstellt wurden, ist sie standardmässig ausgeschaltet. Bei bestehenden Tenants hängt die Voreinstellung von der jeweiligen Konfiguration ab.

Technisch unterscheidet Microsoft zwischen dem aktuellen Speicherort («Current Geography») und dem verbindlich zugesicherten Speicherort («Committed Geography»). Beide Angaben sind in der Data Location Card im Microsoft 365 Admin Center ersichtlich und können voneinander abweichen.

Wer die Einstellung erst nach dem Stichtag aktiviert, muss damit rechnen, dass Daten bereits in andere europäische Rechenzentren verschoben wurden. Die Rückführung in die Schweiz kann gemäss Microsoft rund sechs Monate dauern. Eine frühzeitige Prüfung ist deshalb entscheidend.

  • EIN

    Microsoft speichert die Daten dieser Dienste weiterhin in der Schweiz, auch die eigenen Sicherungskopien.

    AUS

    Microsoft darf die Daten regional innerhalb der EU Data Boundary speichern, also in Rechenzentren von EU- und EFTA-Staaten.

Hintergründe

Warum werden diese Änderungen gemacht?

Microsoft begründet den Schritt mit einer leistungsfähigen Infrastruktur im ganzen EU/EFTA-Raum. Die Zusagen zu Datenschutz, Sicherheit, Compliance und Verschlüsselung bleiben laut Microsoft unverändert. Es geht also allein um den zugesicherten Speicherort: Schweiz oder EU/EFTA. Neben der Schweiz betrifft die Einstellung auch Tenants in Deutschland, Frankreich, Norwegen und Schweden. 

Zeitplan

Bis wann müssen Unternehmen ihre Microsoft-365-Einstellungen prüfen?

Seit dem 14. September 2026 ist die neue Einstellung im Microsoft 365 Admin Center verfügbar. Microsoft gewährt Unternehmen eine dreimonatige Übergangsfrist bis zum 14. Dezember 2026. Bis dahin bleibt die bisherige Datenstandort bestehen. Für Tenants, die nach dem 14. September 2026 eröffnet werden, ist die Einstellung von Anfang an ausgeschaltet. Schalten Sie sie bei neuen Tenants deshalb gleich bei der Einrichtung ein. 

Ab dem Stichtag wird die hinterlegte Einstellung wirksam. Ist sie deaktiviert, darf Microsoft beginnen, betroffene Daten schrittweise in andere europäische Rechenzentren zu verschieben. Eine unmittelbare Verlagerung sämtlicher Daten ist damit jedoch nicht verbunden. Unternehmen sollten die Einstellung deshalb spätestens bis zum 14. Dezember 2026 überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

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Empfehlung

Was empfiehlt die SmartIT?

Die SmartIT empfiehlt Schweizer KMU, die Datenspeicherung in der Schweiz grundsätzlich beizubehalten (Einstellungen: EIN). Die Aktivierung ist kostenlos, hat keine Auswirkungen auf den Arbeitsalltag und stellt sicher, dass die bisherige Datenstandort-Zusage weiterhin gilt.

Besonders für Unternehmen mit erhöhten Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Datenhaltung schafft die Speicherung in Schweizer Rechenzentren zusätzliche Planungssicherheit. Wer sich bewusst für die Datenspeicherung im EU/EFTA-Raum entscheidet, sollte diesen Entscheid intern prüfen und dokumentieren.

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«Die meisten Unternehmen beschäftigen sich erst mit dem Datenstandort, wenn konkrete Anforderungen auftauchen. Dabei lässt sich mit einer einfachen Einstellung heute sicherstellen, dass die Datenstandort-Zusage für die Schweiz auch künftig bestehen bleibt.»

Philipp Käser - Senior System Engineer Collaboration, Microsoft 365 Security

Umsetzung

Wie prüfen Sie und aktivieren Sie die Einstellung?

Die Prüfung dauert rund fünf Minuten und braucht ein Konto mit der Rolle «Globaler Administrator». 

 

1

Einstieg

Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto im Microsoft 365 Admin Center an.

Öffnen Sie Settings > Org setting > Organization profile > Data location (deutsche Oberfläche = Einstellungen > Organisationseinstellungen > Organisationsprofil)

2

Voreinstellungen prüfen

Prüfen Sie in der Data Location Card, wo Ihre Daten aktuell gespeichert sind («Current Geography») und welchen Speicherort Microsoft verbindlich zusichert («Committed Geography»).

3

Speicherort

Suchen Sie im Bereich «Commitments» nach der Einstellung «Store Microsoft 365 customer data in-country», welche die Speicherung der betroffenen Daten in der Schweiz steuert.

4

Edit

Ist die Einstellung deaktiviert, öffnen Sie «Edit preferences», aktivieren Sie die Datenspeicherung in der Schweiz und speichern Sie Ihre Änderung.

5

Dokumentation

Dokumentieren Sie die gewählte Einstellung mit Datum und verantwortlicher Person, beispielsweise anhand eines Screenshots in Ihrer IT-Dokumentation.

Microsoft hat die Änderung im Message Center angekündigt (MC1470878). Dort finden Sie unter Health > Message center auch Hinweise zur Ausgangslage Ihres Tenants.

 

Weiterführende Informationen

FAQ - Häufige Fragen zur Microsoft Datenhaltung ab 14.12.26

Was tun, wenn die Einstellung nicht angezeigt wird?

Nicht bei allen Microsoft-365-Tenants ist die neue Einstellung verfügbar. Unternehmen mit Advanced Data Residency (ADR) oder Multi-Geo verfügen bereits über separate Datenstandort-Vereinbarungen. In diesen Fällen ist keine Anpassung erforderlich. Prüfen Sie bei Unklarheiten die bestehenden Zusagen oder wenden Sie sich an Ihren IT-Partner.

Bleiben mit der Einstellung sämtliche Microsoft-365-Daten in der Schweiz?

Nein. Die Datenstandort-Zusage bezieht sich auf bestimmte gespeicherte Kundendaten («Data at Rest») der betroffenen Microsoft-365-Dienste. Andere Datenverarbeitungen und Dienste können unterschiedlichen Standortregelungen unterliegen. Unternehmen sollten deshalb zwischen der Speicherung von Daten und deren Verarbeitung unterscheiden.

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Antwort

Senior Sales, Account Manager

Christoph von Siebenthal

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