Manuelle Kursadministration automatisieren dank Power Apps

Manuelle Prozesse und fehlende Transparenz

Die Kursanmeldung zur internen TalentSchmiede war über mehrere Kanäle verteilt: E-Mails, Microsoft Teams, Meetings und mündliche Absprachen. Kurse wurden zentral gesammelt, Anmeldungen jedoch unstrukturiert eingereicht. In der Personalabteilung wurde manuell und aufwändig geprüft, ob Teilnahmeplätze pro Unternehmen noch verfügbar sind – ohne zentrales System, ohne Echtzeit-Übersicht, mit hohem Fehler- und Abstimmungsrisiko.

Der administrative Aufwand war unverhältnismässig hoch und band wertvolle Ressourcen. Anmeldungen blieben liegen, Rückmeldungen verzögerten sich oder gingen im Tagesgeschäft unter. Für Mitarbeitende bedeutete das Unsicherheit und Frust, fürs HR zusätzlichen Druck. Trotz hoher inhaltlicher Qualität der Weiterbildungen litt das Gesamterlebnis unter langsamen, ineffizienten Abläufen.

Ziele der Automatisierung: Gelungenes Mitarbeitenden-Erlebnis, reduzierter Aufwand und hohe Datensicherheit

Zentrale digitale Kursanmeldung ohne E-Mail, Meetings oder mündliche Absprachen

• Automatische Prüfung und und transparente Ausweisung der verfügbaren Kurskontingente
• Sofortige Zu- oder Absage nach Anmeldung ohne manuelle HR-Prüfung
• Reduktion des HR-Administrationsaufwands für Kursanmeldungen
• Sicherer, standardisierter Anmeldeprozess mit höchster Datensicherheit

Prozess-Automatisierungen mit der SmartIT: Saubere Analyse vor technischer Umsetzung

Die Arbeitsweise der SmartIT ist geprägt von einer strukturierten und praxisnahen Vorgehensweise sowie einer hoher Umsetzungsgeschwindigkeit. Statt aber vorschnell zu entwickeln, wurde die Ausgangslage zuerst fachlich und prozessual sauber analysiert und ein Security‑Konzept zugunsten einer hohen Datensicherheit entwickelt. Erst dann erfolgte die technische Umsetzung der Lösung.

Managed Services von SmartIT: Infrastruktur, Server, Security und Connectivity

Die technische Lösung basiert auf einer Low‑Code‑Power‑App, welche die bisher manuelle Kursanmeldung in einen klar strukturierten, digitalen Prozess überführt. Nach einer sorgfältigen Analyse der Ausgangslage und der Definition eines Security‑Konzepts konzipierte und entwickelte SmartIT die Anwendung iterativ bis zu einem nutzbaren Minimum Viable Product MVP. Die App integriert sich nahtlos in die bestehende Microsoft‑365‑Umgebung und bildet Anmeldelogik, Regeln und Kontingente ab.

Effizienzgewinn durch digitales Kursanmeldeverfahren

Die Power‑App‑Lösung von der SmartIT hat den Anmeldeprozess für die TalentSchmiede von einer ressourcenintensiven Verwaltungsaufgabe zu einem schlanken, skalierbaren und nutzerfreundlichen Geschäftsprozess transformiert.

• Deutlich reduzierter administrativer Aufwand durch Wegfall repetitiver manueller Tätigkeiten
• Spürbar bessere User Experience dank einheitlicher Anmeldemaske
• Schnelle Time‑to‑Value durch Low‑Code‑Ansatz mit frühem, produktivem Prototyp
• Gewährleistete Datensicherheit durch vorgelagertes Security‑Konzept