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Modern Workplace mit Microsoft 365: Zuverlässiger User Support für die Lungenliga Bern

Der grösste Schmerzpunkt: der fehlende User Support vom bisherigen IT-Partner wird ad hoc von der Buchhaltung übernommen, was die Organisation stark belastet. Mit dem SmartWorkplace der SmartIT Services AG auf Basis von Microsoft 365 erhielt die Lungenliga Bern eine zentrale Anlaufstelle für alle IT Fragen. Heute profitieren die Mitarbeitenden von einer stabilen IT, schneller Unterstützung und die Buchhaltung von einer spürbaren Entlastung im Alltag – ihre Kernaufgaben erhalten wieder den nötigen Fokus.

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Facts

Kund:in:
Lungenliga Bern
Mitarbeitende:
100
Standorte:
7 Standorte im Kanton Bern
Leistungen:
SmartWorkplace mit Microsoft 365

Ausgangslage

Für Mitarbeitende fehlten ein verlässlicher IT Support und klare Zuständigkeiten.

Lösung

SmartWorkplace von SmartIT vereint Microsoft 365, Device Management und User Support.

Resultat

Eine zentrale Ansprechperson sorgt für sichere Arbeitsplätze und entlastet die Organisation.

Ausgangslage

Betriebliche Herausforderung im User‑Support sowie im Betrieb

Nach der Modernisierung der IT‑Infrastruktur fehlte ein verlässlicher Betriebspartner für den Alltag. Der notwendige User‑Support war nicht klar geregelt und wurde intern von der Buchhaltung übernommen – eine Aufgabe, die weder skalierbar noch nachhaltig war und die Organisation spürbar belastete.

Der bestehende Projektpartner konnte den längerfristigen Betrieb der neuen Umgebung nicht anforderungsgemäss sicherstellen. Für eine Organisation mit rund 100 Mitarbeitenden und sensiblen Daten führte dies zu Unsicherheit, fehlender Entlastung interner Ressourcen und einem steigenden Druck auf Mitarbeitende.

«Wenn ich Troubles habe mit meinen Systemen, dann ist meine erste Wahl SmartIT. Ein Anruf oder ein E-Mail und ich habe innert kürzester Frist den Support, den ich brauche.»

Guido Mauerhofer – Bereichsleiter Sozialberatung, Lungenliga Bern

Ziele

Ziele des modernen Arbeitsplatzes: Zentraler IT-Support und entlastete Mitarbeitende

  • Eine einzige Anlaufstelle für alle IT‑Anliegen der rund 100 Mitarbeitenden
  • Vollständige Ablösung des intern wahrgenommenen Supports (u. a. Buchhaltung)
  • Sicherstellung eines dauerhaft anforderungsgerechten Betriebs der Microsoft‑365‑Umgebung
  • Kompetenter IT-Partner für künftige Entwicklungen in Sachen Cybersicherheit und Modern Work
  • Befähigung der Mitarbeitenden durch Information und Schulung

 

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Zusammenarbeit

Modern Workplace Microsoft 365 mit SmartIT: Partnerschaftliche Beratung über den digitalen Arbeitsplatz hinaus

«In der Umsetzung haben wir SmartIT permanent als verlässlich, objektiv und gut beratend wahrgenommen.», schwärmt Sylvia Theis, Co-Geschäftsführerin bei der Lungenliga Bern. Die Partnerschaft auf Augenhöhe ermöglichte es, Synergien zu nutzen und einen sicheren, modernen IT-Arbeitsplatz zu schaffen. «Der Service von SmartIT geht weit über den First Level Support hinaus. Wir haben festgestellt, dass Verbesserungsvorschläge antizipiert werden.», so Sylvia Theis weiter.

Lösung

SmartWorkplace für die Lungenliga Bern

Die SmartIT implementierte den SmartWorkplace auf Basis der bestehenden Microsoft‑365‑Umgebung und übernimmt innerhalb des Moduls Device Management den geregelten Betrieb der ca. 100 Endgeräte. Durch das Modul User Support verfügen die Mitarbeitenden seither über eine einzige Anlaufstelle für alle ihre IT‑Anliegen und erhalten bei Störungen zeitnah Unterstützung.


Die Lungenliga Bern nutzt die Modern Workplace Umgebung im Tagesgeschäft, während Betrieb und Support vollständig durch die SmartIT als Managed Service zur Verfügung gestellt sind.

SmartIT-Referenz-SmartWorkplace-Lungenliga-Bern-Sylvia-Theis
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Mehrwert

Ein zusätzlicher Tag pro Woche fürs Kerngeschäft

Die Einführung des SmartWorkplace auf Basis von Microsoft 365 verschaffte der Lungenliga Bern messbare Entlastung im Betrieb und spürbare Produktivitätsgewinne für die Mitarbeitenden.

 

  • Zeitgewinn von einem vollen Arbeitstag pro Woche im Finanzbereich durch Ablösung des internen Ad-hoc-Supports
  • Single Point of Contact für alle IT‑Anliegen; Mitarbeitende erhalten Hilfe innert kürzester Frist; User‑Support als Modul im SmartWorkplace – mit festen Prozessen und Verantwortlichkeiten
  • Stabiler, geregelter Servicebetrieb statt projektbezogener Betreuung; Beratung über den Workplace hinaus für künftige Optimierungen
  • Verständliche Information/ Schulung zur Modern‑Work‑Umgebung; spürbare Entlastung im Alltag aller Mitarbeitenden der Lungenliga Bern

Aufbauend auf dem stabilen SmartWorkplace kann die Lungenliga Bern ihre moderne Arbeitsweise schrittweise mit weitern Modulen erweitern ohne neue Betriebsrisiken oder interne Mehrbelastung zu generieren. So etwa durch Automatisierungen oder den Einsatz von KI auf einer sauberen Datenbasis. 

Sales | Account Manager

Roland Werren

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