Personaleinsatzplanung Software: Schneller disponieren mit vernetzen Informationen und Geodaten

05.08.2025

Die manuelle und analoge Einsatzplanung der fairness at work gmbh kostete nicht nur wertvolle Zeit, sondern stellt im Falle eines Personalausfalls auch ein grosses Risiko dar. Mit einer individuellen Power App Lösung von SmartIT wurde die Personaleinsatzplanung digitalisiert und sowohl Geodaten als auch Informationen aus Abacus direkt in die Disposition integriert und miteinander verknüpft. Heute werden die Mitarbeitenden deutlich schneller disponiert, der administrative Aufwand sowie die Abhängigkeit von spezifischen Mitarbeitenden wurde verringert.

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Facts

Kund:in:: fairness at work gmbh
Mitarbeitende:: 350+
Standorte:: Bern
Leistungen:: Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Power Apps

Ausgangslage

Manuelle Prozesse in der Personaleinsatzplanung verursachten hohen Aufwand und Abhängigkeiten.

Lösung

Ein digitales Dispo-System automatisierte die Personaleinsatzplanung und vernetzte relevante Daten.

Resultat

Der Planungsaufwand sank, Daten wurden zentral verfügbar und Fehler reduziert.

Ausgangslage

Infos manuell generieren: mühsam und unpräzise

Die Personaleinsatzplanung erfolgt weitgehend manuell und ohne integrierte Geodaten-Unterstützung. Liliane Kräuchi musste Standorte, Distanzen und Verfügbarkeiten aus unterschiedlichen Systemen eigenhändig zusammenziehen und teilweise berechnen. Das führte zu Medienbrüchen, Intransparenz und hohem Koordinationsaufwand.

Um den Überblick zu behalten, erstellte sie alle zwei bis drei Wochen pro Region eine Liste der Kapazitäten. Schon nach ein paar Stunden war die Liste nicht mehr aktuell. Frau Kräuchis phänomenales Gedächtnis mit individuellen Informationen zu rund 350 Mitarbeitenden ist ein Segen, stellt aber auch ein grosses Risiko dar.

SmartIT-Referenz-fairness-at-work-David-Känel

«Daten, die wir sowieso haben, können wir jetzt sinnvoll nutzen: Mit einem System, das SmartIT sehr schnell und schlank entwickelt hat.»

David Känel – Projektleiter Digitalisierung und Prozesse fairness at work gmbh

Ziele

Ziele der neuen Personaleinsatzplanung Software: entlastete Personalressourcen

Zeitaufwand für die Personaleinsatzplanung soll deutlich reduziert werden
Medienbrüche ablösen und Daten aus unterschiedlichen Systemen verknüpfen
Erhöhte Transparenz
Fehlerquellen verringert und Personalausfallrisiken schwächen

Gerne prüfen wir, ob Ihre Personaleinsatzplanung Software ähnliche Ziele erfüllen sollte.

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Zusammenarbeit

Digitalisierung mit SmartIT: Agile Zusammenarbeit statt schwerfälliger IT‑Projekte

Die Zusammenarbeit mit SmartIT war geprägt von Offenheit, Pragmatismus und Tempo. Statt komplexer Konzepte entstand im engen Austausch und im Low-Code-Ansatz rasch ein Prototyp, der die Bedürfnisse von fairness at work ernst nahm und gemeinsam iterativ weiterentwickelt wurde.

Lösung

Microsoft Power App: Schnell und einfach zur digitalen PEP-Lösung

In einem Meeting mit SmartIT entstand die schlanke Alternative zur teuren Individualentwicklung: eine Dispo‑Lösung auf Basis von Microsoft Power Apps.

Bereits nach zwei Wochen lag ein Prototyp vor, der die Anforderungen zu rund 80 Prozent erfüllte. Geodaten werden graphisch dargestellt, Informationen aus diversen Systemen zentral und verknüpft, transparent dargestellt. Nach weiteren sechs Wochen Feintuning stand das betriebsbereite System. Low‑Code ermöglichte eine schnelle, unternehmensspezifische Umsetzung zu günstigen Konditionen.

Mehrwert

Mehr Effizienz, weniger Aufwand dank Personaleinsatzplanung Software von der SmartIT

Die Personaldisposition wurde von einem manuellen Engpass zu einem schnellen, datengestützten Prozess mit messbarem Mehrwert transformiert.

Alle relevanten Informationen für die Personaleinsatzplanung in einer Übersicht einsehbar
Weniger Leerzeiten in der Personaleinsatzplanung
Produktivitätsgewinn für Liliane Kräuchi und ihr Team

Die aktuelle Power App Lösung kann in einem iterativen Ansatz laufend mit weiteren Funktionalitäten ergänzt und erweitert werden. Dazu ist die fairness at work gmbh mit der SmartIT in einem stetigen Austausch. Änderungen werden rasch und einfach implementiert.

Sales | Account Manager

Martin Engel