KI revolutioniert Arbeitsabläufe

Zeitfressende Aufgaben

Im Alltag der Schweizer Wanderwege fallen viele zeitintensive Routineaufgaben an, vor allem rund um Inhalte: recherchieren, formulieren, kürzen und übersetzen. Erste Tests mit KI zeigten zwar viel Potenzial für Entlastung, gleichzeitig wurde aber klar, dass KI Ergebnisse wegen möglicher Detailfehler konsequent fachlich geprüft werden müssen. Für den Einsatz im Geschäftsumfeld kamen zusätzlich grundlegende Rahmenbedingungen dazu: Datensicherheit, Zugriffsrechte und eine saubere Datenstruktur im Microsoft 365 Umfeld. Weil die Schweizer Wanderwege zudem in einem gemeinsamen Tenant mit den kantonalen Organisationen arbeiten, musste klar geregelt sein, wer welche Informationen sehen darf, bevor Copilot breit genutzt werden konnte.

Zielbild: Zeit gewinnen ohne Risiko für Daten

• Zeitaufwand für Recherche, Textentwürfe, Kürzungen und Übersetzungsgrundlagen deutlich reduzieren

• Informationen in Microsoft 365 schneller finden, bündeln und als Zusammenfassung nutzbar machen

• KI Resultate so einsetzen, dass fachliches Review und Korrekturen klar im Prozess verankert sind

• Copilot im gemeinsamen Tenant sicher nutzbar machen (Zugriffsrechte, Datenstruktur, keine ungewollten Einblicke)

• Basis für Skalierung schaffen (Dokumentenklassifizierung und Governance Leitplanken vor breitem Rollout)

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Copilot Rollout mit SmartIT: Praxisnah, sicher und organisatorisch sauber aufgesetzt

SmartIT begleitete den Verband Schweizer Wanderwege von der Use Case Konkretisierung bis zur Einführung im Microsoft 365 Umfeld. Im Fokus standen nicht nur Tool und Lizenzen, sondern vor allem die Voraussetzungen für einen sicheren Einsatz: Berechtigungen, Datenstruktur und Klassifizierung wurden geklärt und so vorbereitet, dass Copilot im Arbeitsalltag produktiv eingesetzt werden kann. Ergänzend sorgten praxisnahe Inputs zu Prompting und Qualitätskontrolle dafür, dass Mitarbeitende Copilot gezielt nutzen und Ergebnisse korrekt beurteilen können.

Copilot nutzen, ohne neue Datenrisiken zu schaffen

SmartIT führte bei den Schweizer Wanderwegen Microsoft 365 Copilot so ein, dass KI nicht als Insellösung nebenher läuft, sondern direkt im Microsoft 365 Arbeitskontext nutzbar ist. Der entscheidende Punkt dabei: Copilot kann vorhandene Unternehmensdaten einbeziehen und unterstützt dadurch nicht nur beim Erstellen von Texten, sondern auch beim Suchen und Finden von Informationen sowie beim Zusammenfassen von Inhalten.

Damit Copilot im Geschäftsalltag sicher eingesetzt werden kann, lag der Fokus in den Onboarding Workshops auf den Voraussetzungen: Datenstruktur und Zugriffsberechtigungen wurden geprüft und im gemeinsamen Tenant mit den 26 kantonalen Organisationen als zentrales Thema adressiert. Als nächster Schritt wurde die Einführung einer Dokumentenklassifizierung angestossen, damit Copilot nur dort Antworten liefert, wo Mitarbeitende tatsächlich berechtigt sind.

Ergänzend vermittelte SmartIT in den Workshops konkretes Prompting Know-how und Sensibilisierung zur Qualitätskontrolle, damit Copilot im Alltag verlässliche Resultate liefert und effizient genutzt werden kann. Die Nutzung startete bewusst in einer kleinen Pilotgruppe und wird nach Abschluss der Klassifizierung auf weitere Mitarbeitende ausgedehnt.

Mehr Tempo im Tagesgeschäft: bessere Textbasis, schnelleres Suchen, klare Sicherheit

Schon im Alltag zeigt sich der Nutzen von Copilot bei den Schweizer Wanderwegen:

• Weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben wie Textüberarbeitung, Zusammenfassungen und Übersetzungs Vorarbeiten

• Schnellere Recherche und effizienteres Suchen & Finden von Informationen im Arbeitskontext

• Bessere Ausgangstexte als Grundlage für die fachliche Finalisierung (Qualität bleibt in der Verantwortung der Mitarbeitenden)

• Mehr Klarheit und Sicherheit durch geregelte Berechtigungen und strukturierte Datenbasis

• Grundlage geschaffen, um Copilot gezielt breiter auszurollen und weitere Use Cases zu erschliessen