Digitalisierung beim Schweizer Alpen-Club: Zwischenstand mehr als zufriedenstellend

Vor knapp drei Monaten hat mir Daniel Grossniklaus, Leiter Ressort Finanzen und Dienste, Einblick in seine Visionen betreffend dem anstehenden IT-Projekt beim Schweizer Alpen-Club SAC gegeben. In der Zwischenzeit ist viel gelaufen:

Daniel, wo steht der Schweizer Alpen-Club heute im IT-Projekt?
Die erste Projektphase «Big Wall», in der es um das Outsourcing unserer Server hier vor Ort in das SmartIT Datacenter ging, ist abgeschlossen. Abgesehen von ein paar normalen Kleinigkeiten verlief alles planmässig und ohne Komplikationen. Die Mitarbeitenden waren von uns jederzeit gut informiert und haben die Umstellung in ihrer täglichen Arbeit kaum bemerkt - es gab keinerlei Einschränkungen oder Unterbrüche von Anwendungen. Ich bin glücklich, dass alles so reibungslos über die Bühne ging.
Zur Phase zwei «Toprope», die wir im November umgesetzt haben wollen, hatten wir vor ein paar Wochen das Kick-off Meeting. Nun geht es darum Microsoft 365 einzuführen. Am Kick-off wurden Teilprojekte und Verantwortlichkeiten definiert. Ich war beeindruckt, wie gut es bereits vorbereitet war.

Von Fabienne Bögli, Bereichsleiterin Kommunikation beim Schweizer Alpen-Club wollte ich wissen, inwiefern sich die Art und Weise wie sie arbeitet verändert hat, seitdem wir uns im Mai gesehen haben?
Gar nicht. Hätte ich schon etwas merken sollen? Lacht.

Daniel, wie bist Du zufrieden mit dem Projektfortschritt aktuell?
Aufgrund unserer sehr alten Infrastruktur hätte ich mehr Unvorhergesehenes erwartet, weshalb ich positiv überrascht bin, wie unkompliziert Phase eins verlaufen ist. Die Herausforderungen waren in einem absolut normalen Rahmen. Bis jetzt bin ich sehr zufrieden! Auch im Zeitplan sind wir aktuell gut auf Kurs.
Die Zusammenarbeit und der Austausch sowohl mit Daniel Fernandez als auch der SmartIT funktioniert ausgezeichnet. In der ersten, eher technischen Phase des Projekts waren meine Inputs noch weniger gefragt, dennoch fühlte ich mich jederzeit gut informiert und auch involviert im Projekt. An den Meetings war ich wo notwendige dabei, wurde vom Projektteam mit den richtigen Informationen bedient und in Entscheidungen miteinbezogen.

Was sind konkret Deine Aufgaben im Projekt?
Zusammen mit Daniel Fernandez habe ich mich um die interne Kommunikation gekümmert. Wir haben den Zeitpunkt der Kommunikationen bestimmt, Inhalte zusammengetragen. Verfasst hat die News meist Daniel, ich habe lektoriert und versendet wurde sie von der IT-Abteilung.
In der zweiten Projektphase sehe ich meine Rolle darin, die Sicht der AnwenderInnen in die Technik hineinzubringen. Ich habe Erfahrung in der Einführung von Microsoft 365 aus einer Businesssicht und weiss, wo die Herausforderungen lauern. Bei der Definition der emotionalen Welt der neuen Arbeitsumgebung (bspw. Look and Feel der Benutzeroberfläche) will ich mitreden und sicherstellen, dass nichts Nicht-Technisches vergessen geht. Ich werde das Projektteam an Themen erinnern, die auf den ersten Blick nichts mit der technischen Umstellung zu tun haben – Change Management, Benutzerschulungen und Dokumentationen. Mir ist wichtig, dass auch weniger anwendungsaffine Mitarbeitende berücksichtigt werden und so smart und einfach wie möglich abgeholt und in die neue Arbeitswelt begleitet werden. Eine sinnvolle Abgrenzung, ein bewusster Verzicht ist aber auch notwendig, um sich nicht im Detail zu verlieren. Solche Entscheidungen werde ich treffen. Ich werde zuhören und naive Fragen stellen, meine Auftraggeberrolle wahrnehmen und die Lösungsansätze challengen. Neue Themen, die während den technischen Arbeiten aufkommen aufnehmen, koordinieren und entscheiden, ob und wann wir diese bearbeiten.
Lange Rede, kurzer Sinn: Gegenüber unseren Mitarbeitenden werde ich die Verantwortung für die Einführung der neuen IT-Lösung übernehmen.

Fabienne, wie fühlst Du Dich über das laufende IT-Projekt informiert?
Ich fühle mich zum aktuellen Zeitpunkt nach wie vor ausreichend informiert. Im November erhalten wir neue Geräte mit einer einfacheren und moderneren Arbeitsumgebung. Welche Applikationen genau eingeführt werden, weiss ich nicht im Detail. Das beunruhigt mich aber nicht weiter. Wir wissen, dass es Schulungen geben wird und uns die neu zu Verfügung stehenden Tools vorgestellt werden. Das gibt mir Vertrauen respektive die Sicherheit, dass ich zu gegebener Zeit die nötige Unterstützung erhalte.

Daniel, worauf bist Du besonders stolz?
Ich bin stolz darauf, dass wir heute genau da stehen, wo wir nach anfänglicher Projektplanung zu dem Zeitpunkt haben stehen wollen und dass alle bisherigen Arbeiten so still verlaufen sind.

Wie geht es weiter?
In den nächsten Wochen wird unser Vorhaben mittels Detailplanung konkretisiert und die technische Aufsetzung von Microsoft 365 diesen Detailplänen entsprechend durch gute Vorbereitungsarbeiten im Hintergrund sichergestellt. Es geht um die Klärung technischer Feinheiten. Einige Beispiele: Es werden Ressourcenplanungen erstellt, Lizenzen gelöst, Zugriffe definiert, geregelt und umgesetzt usw.. Sobald diese technischen Konkretisierungen einen gewissen Reifegrad erreicht startet auch mein anwenderzentriertes Teilprojekt, indem es die User Experience zu konkretisieren und vorzubereiten gilt. Technik und User Experience stehen hier natürlich in einer Wechselwirkung, weshalb die Teilprojekte parallel weiterlaufen.

Die dreifache Trilogie:
Innerhalb des Projekts führen wir mit drei unterschiedlichen Personen - einer Anwenderin, dem technischen IT Verantwortlichen sowie dem Ressortleiter Finanzen und Dienste - je drei Interviews durch. Eines vor Projektbeginn, eines zur Halbzeit und eines nach der Einführung der neuen Lösung.

Möchten Sie wissen, wie es Daniel Grossniklaus vor Projektbeginn ergangen ist?
Dann schauen Sie sich das erste Interview mit ihm aus der Trilogie an.

Oder möchten Sie den technischen Zwischenstand in Erfahrung bringen? Daniel Fernandez berichtet hier.